Consejos de gestión del tiempo para autónomos y propietarios de negocios online

¿Qué es lo más difícil de ser autónomo?

Se le perdonará que piense que se trata de clientes complicados, de informes desafiantes o de la falta de interacción diaria con los colegas.

En mi humilde opinión, la respuesta es: Gestionar tu tiempo. 

La gestión del tiempo es lo más difícil de controlar, sobre todo cuando se empieza como autónomo o propietario de un negocio online. 

No hay límite en la cantidad de horas que puedes trabajar. No hay nadie que te diga que te levantes de la mesa y te tomes un descanso (excepto, quizá, un sufrido compañero o compañera de piso). 

Se necesita práctica y disciplina para convertirse en un gran gestor del tiempo. Y también requiere un cambio de mentalidad importante. Pasar de pensar que solo puedes tener éxito si trabajas todas las horas del día a reconocer que maximizar tu tiempo es lo que conduce a más beneficios y a la capacidad de ampliar tu negocio. 

Por eso este artículo se centrará en los consejos clave de gestión del tiempo para autónomos y propietarios de negocios online. Si puedes poner en práctica incluso algunos de ellos, estarás en el camino hacia más dinero, más libertad y mayor felicidad... antes.

1. Establezca su horario de trabajo

Lo maravilloso de trabajar por cuenta propia es que tienes mucho más control sobre las horas que trabajas.

¿Un búho nocturno? No hay problema. ¿Temprano? No hay problema. Mientras cumplas los plazos y acudas a las reuniones importantes con los clientes, cuando la mayor parte de tu trabajo depende de ti. Por fin puedes aprovechar el momento en que te sientes más productivo, en lugar de estar a merced del típico horario de 9 a 6.

Sin embargo, al principio, muchos autónomos no comunican estos horarios a los clientes. Y si no lo comunicas desde el principio, los clientes esperarán que respondas a los correos electrónicos y te presentes a las reuniones a distintas horas del día. 

Esto lleva a muchos autónomos y propietarios de negocios online a trabajar todo el tiempo. La vida con la que soñabas -levantarte tarde, tener tiempo para ir a dar un paseo o cerrar la sesión temprano porque tu jornada empezaba a las 7 de la mañana- no está a la vista y te preguntas por qué y cómo te has convertido de repente en un esclavo de los clientes una vez más. 

Antes de que te encuentres en esa situación tan familiar, haz un balance de tu calendario y decide tu horario de trabajo. Luego, cuando aceptes un nuevo cliente, ten claro tu horario de trabajo y los tiempos de respuesta. 

Puede parecer algo atrevido al principio, pero los clientes respetarán tus límites, si los estableces tú 😉 .

2. Iniciar el bloqueo del calendario

Ya he hablado del bloqueo de calendarios en este artículo sobre las cosas que me gustaría haber sabido antes de trabajar como freelance. El bloqueo del calendario es una de las mejores maneras de que los autónomos y los propietarios de negocios en línea gestionen su tiempo de manera eficaz.

¿Por qué? Porque el cerebro humano necesita parámetros dentro de los cuales trabajar. De lo contrario, somos víctimas de la Ley de Parkinson:

"El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización"

☝️Si hasta ahora has sido un amante de las listas de tareas, esto te sonará mucho. Cuántas veces has llegado al final de la jornada laboral y has mirado tu lista de tareas y te has preguntado: ¡¿cómo es que aún me quedan cosas en la lista?

Este es el problema de las listas de tareas. El bloqueo de la agenda, en cambio, te permite concentrarte. Al programar cada minuto de tu semana, te proteges de las distracciones y aumentas tu concentración. 

Cal Newport, autor de Deep Work, un libro diseñado para ayudar a las personas a mantenerse centradas en un mundo distraído, escribe: 

"A veces la gente me pregunta por qué me molesto con un nivel de planificación tan detallado. Mi respuesta es sencilla: genera una enorme cantidad de productividad. Calculo que una semana de trabajo de 40 horas bloqueadas produce la misma cantidad de rendimiento que una semana de trabajo de más de 60 horas perseguida sin estructura."

A continuación se indican algunos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de bloquear el calendario:

• Asegúrate de reservar tiempo para las pausas (y también para el almuerzo). Dar pequeños paseos o simplemente levantarse y dejar la mesa durante 10 minutos es esencial para la productividad. Pero si no tienes en cuenta estos descansos, no los harás.
• Todos experimentamos lo que se conoce como "residuo de atención". En otras palabras, tardamos entre 10 y 15 minutos en volver a la zona después de completar una tarea y cada vez que nos distraemos, nuestra capacidad de atención se diluye lentamente. Asegúrate de darte un descanso suficiente entre las tareas diarias -y sobreestima el tiempo que te llevará cada una- para mantener la concentración 
• Ajusta tu proceso según sea necesario. El bloqueo eficaz de la agenda requiere práctica, así que permítase ser flexible, moviendo las tareas como y cuando sea necesario si ocurre algo inesperado

3. Fijar objetivos cada mes

Hazle caso a Seth Godin, la clave del éxito es establecer objetivos. Él escribe:

"Lo que pasa con los objetivos es que vivir sin ellos es mucho más divertido, a corto plazo. Sin embargo, me parece que las personas que consiguen hacer cosas, que lideran, que crecen y que tienen un impacto... esas personas tienen objetivos".

Pero, ¿qué tiene que ver la fijación de objetivos con la gestión del tiempo? Bueno, cuando sabes para qué trabajas, puedes diseñar un horario que tenga como objetivo conseguirlo. 

Por ejemplo, digamos que tu objetivo para el próximo mes es aumentar tu salario en un 25%. Sea lo que sea lo que equivalga en dólares, calcula cuántos proyectos tienes que asumir para conseguirlo. 

¿Necesita aumentar sus tarifas? Lo más probable es que sí, ya que de lo contrario se verá obligado a trabajar hasta el cansancio para generar los ingresos adicionales. Por no hablar del hecho de que, al ser autónomo, tienes que tener en cuenta las bajas por enfermedad o vacaciones que no te van a pagar.

Hay muchas herramientas útiles en Internet, como esta calculadora de tarifas para autónomos, que te ayudarán. Puedes introducir tu salario deseado (menos los gastos) y el número de días y horas que quieres trabajar a la semana para obtener tu tarifa de autónomo.

4. Controla tu tiempo

Es difícil gestionar adecuadamente tu tiempo si no tienes ni idea de a dónde va tu tiempo. 

Para recuperar el control de tu calendario -y evitar que te controle a ti- utiliza una herramienta de seguimiento como RescueTime o Clockify para ver en qué aspectos te distraes más, a qué hora del día eres más productivo, y establece objetivos en torno al tiempo que dedicas al correo electrónico, las redes sociales o el desarrollo personal.

Somos malos calculando el tiempo que nos llevará completar las tareas: tendemos a ser demasiado optimistas con respecto a lo que podemos hacer en un día. Esto es lo que se conoce como la falacia de la planificación, un sesgo cognitivo propuesto por primera vez por Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979. Afirmaron que: 

"Los científicos y escritores son notoriamente propensos a subestimar el tiempo necesario para completar un proyecto, incluso cuando tienen una experiencia considerable de fracasos anteriores en el cumplimiento de los calendarios previstos".

Sentirse constantemente atrasado en su agenda es abrumador y contraproducente. El primer paso para afrontarlo es entender cuánto tiempo te lleva cada una de las tareas, basándote en datos, no en tu inst into.  

5. Recupera el control de tus correos electrónicos

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar tus correos electrónicos cada día? Apuesto a que es más de lo que crees. Lo que empieza como un rápido "chequeo" puede convertirse fácilmente en una hora de lectura, redacción, edición y envío de correos electrónicos, muchos de los cuales no necesitan ser atendidos inmediatamente.

Por eso, tener una estrategia para gestionar tu bandeja de entrada es uno de los mejores consejos de gestión del tiempo que puedo darte. Aquí tienes algunos cambios fáciles de implementar si sientes que los correos electrónicos se apoderan de tu vida:

• Responder a los correos electrónicos una vez al día

• Está bien revisar tu bandeja de entrada un par de veces al día (por si aparece algo urgente), pero sólo dedica tiempo a responder a los correos electrónicos una vez al día.

• Crear plantillas de correo electrónico

• Escribir el mismo correo electrónico una y otra vez es agotador (y una GRAN pérdida de tiempo). Revisa tu carpeta de "Enviados" y crea plantillas para los correos electrónicos más comunes que envías, por ejemplo: (1) comentarios, (2) comprobación con un antiguo cliente, (3) solicitud de información sobre tus servicios, etc. Deja un poco de espacio para personalizarlos, ¡y ya están listos!

• Utilizar filtros

• Los filtros son excelentes para gestionar los correos electrónicos según las preferencias y la prioridad. Puede establecer filtros para determinadas direcciones de correo electrónico, títulos de asuntos, cuerpo del texto, etc. Estos correos electrónicos se clasificarán automáticamente en la carpeta correcta, minimizando su administración diaria del correo electrónico.

• Establezca un límite de tiempo para los correos electrónicos

• Dedica un tiempo diario a procesar tus correos electrónicos. En mi caso, es a última hora de la tarde, cuando me siento menos creativa y, por tanto, no ejerzo mi valiosa energía creativa en el correo electrónico. Si no terminas de responder a tus correos electrónicos en esa franja horaria, continúa al día siguiente. Da prioridad a los más importantes y deja de lado el resto.

6. Ahorro de tiempo en la organización de reuniones

Una de las mayores pérdidas de tiempo cuando se trabaja por cuenta propia es la comunicación de ida y vuelta con los clientes (y potenciales clientes) sobre las reuniones. Así que, en lugar de perder onzas de tu preciosa energía creativa intentando decidir entre ese día -o esa hora-, te recomiendo explorar soluciones como Acuity o Calendly.

Estos dos programas de programación de citas eliminan el dolor de cabeza que supone reservarlas. Introduces tu disponibilidad -especialmente importante para establecer los límites con los clientes desde el principio- y compartes el enlace del calendario con las personas pertinentes para que puedan autoprogramarse. Es casi como tener un asistente personal. 

Si estás empezando, te recomiendo que utilices Calendly. Es gratuito y sencillo de usar. Si tienes un poco más de presupuesto para usar y/o quieres algo con algunas campanas y silbatos más, Acuity es una excelente opción. Sea cual sea tu elección, tu bandeja de entrada -y tu paciencia- te lo agradecerán. 

7. Elimine los correos electrónicos de su teléfono

Además de configurar filtros y crear plantillas de correo electrónico, uno de mis consejos favoritos para la gestión del tiempo de los autónomos es eliminar los correos electrónicos de tu teléfono. O al menos, desactivar las notificaciones push.

Intentar no mirar el teléfono varias veces al día -sobre todo cuando se trabaja en las redes sociales- es prácticamente imposible. Así que en lugar de recurrir a encerrar tu teléfono en otra habitación, elimina la aplicación de correo electrónico y/o las notificaciones. Es increíble lo mucho más productivo que puedes ser cuando no te distraes (constantemente) con una línea de asunto intrigante que ilumina tu teléfono. 

Consejo adicional: también he desactivado las notificaciones de Whatsapp en mi teléfono. La cantidad de tiempo que he ahorrado al no estar atrapado en múltiples chats de grupo me ha ayudado a realizar las tareas diarias mucho más rápido. 

8. Contratar ayuda adicional

Si te cuesta mantener el ritmo de trabajo de los clientes, puede que sea el momento de contratar a algún autónomo o a un empleado a tiempo parcial para que te ayude. 

Lo primero que hay que hacer es decidir para qué quieres ayuda. El seguimiento de tu tiempo te dará los datos para ver qué tareas consumen la mayor parte de tu día. Ahora escribe tus tareas y clasifícalas en: Fortalezas, Competencias y Tareas (gracias a Shannon, de The Social Bungalow, por haberme abierto los ojos):

• Fortalezas = eres genial *y* eficiente en ellas
• Competencias = estás bien en ellas, pero puedes ser un cuello de botella 
• Tareas = estás bien en ellas pero te desagrada mucho hacerlas

¿Esas "tareas"? No tienes por qué hacerlas, sobre todo si te ocupan una cantidad de tiempo considerable. En su lugar, cuando llegue el momento, podrías contratar un apoyo adicional para que te ayude. Al fin y al cabo, deberías apoyarte en tus puntos fuertes. Realizar las tareas en las que destaques, en las que seas eficiente o que te aporten dinero. 

Así que, cuando estés listo para crear una descripción de trabajo para ese apoyo adicional, aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

• Cree procedimientos operativos estándar (POE) claros. Puede parecer un poco desalentador elaborar estos procedimientos cuando nunca lo has hecho antes. Sin embargo, estas instrucciones paso a paso para tareas como la creación de contenidos en las redes sociales o la respuesta a los correos electrónicos aumentarán la eficiencia y la calidad de tu trabajo, y te evitarán tener que explicar las cosas una y otra vez.
• Haz que la descripción del puesto sea detallada. Deja muy claro cuáles son las tareas que tendrá esa persona y, durante el proceso de la entrevista, comunica la visión de la empresa para que entienda cuál es su papel.
• Incluya los días de revisión en su agenda. Por ejemplo, los martes se revisan los borradores de los proyectos y se comparten los comentarios.
• Por último, ya sea a través de Slack, del correo electrónico o de Whatsapp, busca la forma de mantener un contacto regular y de dejar claros los tiempos de respuesta para que ambos estéis en la misma línea 

9. Utilizar las herramientas adecuadas

Ya he hablado de algunas de mis herramientas favoritas en mi guía para convertirse en gestor de redes sociales, pero algo que quiero volver a mencionar aquí es el software de gestión de proyectos. 

Aplicaciones como ClickUp o Asana son vitales para ayudarte a mantenerte al tanto de los proyectos. Son básicamente planificadores digitales que te permiten establecer fechas de entrega, subtareas y asignar trabajo a otros para que lo revisen o lo completen. 

Es muy práctico tener todo en un solo lugar: todas tus tareas, documentos, objetivos y chats entre colaboradores o compañeros de trabajo. Y lo mejor de todo es que puedes controlar los plazos de la semana que tienes por delante y mover las cosas en consecuencia. 

Aquí hay otras herramientas de gestión de proyectos/contenidos que me encantan:

• Trello
• Lunes.com
• Notion

10. Prueba la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos, tradicionalmente de 25 minutos, separados por breves descansos.

Solía creer que sentarme y trabajar a toda máquina -sin interrupción y sin pausa- era la mejor manera de terminar mi lista de tareas. En realidad, perdía la concentración porque mirar una pantalla durante horas es el camino más rápido hacia la procrastinación. 

11. Cambiar de aires

Estar sentado en el mismo escritorio, en la misma habitación, mirando las mismas cuatro paredes día tras día no favorece la productividad ni la gestión eficaz del tiempo. 

Durante la pandemia, era más difícil cambiar de aires. Pero a medida que la vida vuelve poco a poco a la normalidad, considere la posibilidad de hacerse socio de un espacio de trabajo conjunto local o de trabajar en una cafetería una mañana a la semana. Incluso un poco de tiempo fuera de casa inyectará un estímulo muy necesario en tu día.

Para los momentos en los que no puedes salir de casa, los pequeños cambios en la configuración de tu hogar pueden suponer una gran diferencia. Prueba a ponerte de pie en un escritorio o a cambiar de lugar en tu casa para cambiar el entorno. 

12. Programar unas vacaciones

Parte de la gestión del tiempo consiste en reconocer cuándo hay que programar un tiempo de descanso adecuado. No hablo de dos horas aquí y dos horas allá. 

Me refiero a unas vacaciones de verdad, más largas que un "fin de semana largo". Tomarse tiempo para uno mismo no es sólo para divertirse. Por supuesto, eso forma parte de ello. Pero alejarse del portátil, de los plazos y de las expectativas de los clientes, es una parte esencial del equilibrio entre la vida laboral y la personal. 

Trabajar muchas horas a la vez aumenta el estrés y reduce la creatividad. Sí, tomarse unas vacaciones requiere una planificación previa y un poco de presupuesto, pero merece mucho la pena. Volverás al trabajo con nuevos bríos, lleno de ideas y listo para trabajar en nuevos proyectos.

13. Recompénsese a sí mismo

Ahora bien, no estoy diciendo necesariamente que regalarse chocolate sea una estrategia de gestión del tiempo a largo plazo, pero escúchame.

Darse un capricho con un trozo de chocolate, una taza de té o un paseo por la manzana cuando se termina un trabajo puede ser realmente efectivo. Los días en los que no me siento muy productiva, saco mi aplicación Pomodoro y me prometo un capricho cuando termine un par de sesiones de 25 minutos.

Esto es un gran incentivo para seguir adelante con mis tareas diarias y superar la procrastinación. Y si quieres ser un poco más sano que yo (¡y evitar el chocolate!), tu capricho podría ser una rutina de baile (loca) de 10 minutos, un paseo hasta tu cafetería local para tomar un café para llevar, o un rato de mimos con tu perro.

14. Aprender a decir no

Por último, pero no por ello menos importante, hay un consejo de gestión del tiempo vital para cualquier autónomo o propietario de un negocio online que quiera crecer: poner límites a tu tiempo y aprender a decir no.

No tengas miedo de rechazar las peticiones de los clientes que están fuera de su alcance o de rechazar trabajos para los que no tienes tiempo. Incluso si tienes tiempo, si no es un trabajo que te entusiasme o que aporte algo a tu cartera, no necesitas hacerlo. Sobre todo si no eres capaz de negociar unas condiciones que te convengan.

La gran ventaja de ser tu propio jefe es que tienes el control total de tu jornada. Nadie puede decirte lo que tienes que hacer. Sin embargo, con demasiada frecuencia, por miedo a dejar pasar una oportunidad (créeme, ya llegará otra), decimos "sí" a todo. Antes de que te des cuenta, tu agenda está repleta y estás trabajando hasta tarde (otra vez) o durante el fin de semana.

Así que recupera el control de tu tiempo. No lo regales todo por miedo a decir "no". Tú eres el jefe. Tú pones las reglas.

Conclusión

La gestión del tiempo, al igual que el horario de trabajo preferido, es algo muy personal. No todos los enfoques anteriores te servirán, pero esperamos que te hayan inspirado para ser más intencional con el tiempo que utilizas para construir tu carrera.

Pruebe diferentes enfoques, lleve la cuenta de cuándo se siente más productivo y con más energía, y pronto adquirirá el hábito de la gestión eficaz del tiempo.