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Pagos tardíos es uno de los aspectos más frustrantes de dirigir un negocio autónomo.
Maravilloso
La morosidad es uno de los aspectos más frustrantes de dirigir un negocio autónomo. Como la mayoría de los autónomos no tienen un flujo de ingresos constante, no pueden permitirse que se les deba durante mucho tiempo.
¿Qué pueden hacer los autónomos para evitar la morosidad?
En este artículo, hemos esbozado 8 formas en que los autónomos pueden conseguir que los clientes paguen sus facturas rápidamente. Si tú también te enfrentas a un cliente que se niega a pagar, hemos esbozado algunos consejos que te ayudarán a conseguir tu dinero.
Empecemos.
Desde el inicio del proyecto, hay que crear un calendario de pagos para el cliente. El cliente debe saber cuánto tendrá que pagar por su servicio y cuándo tiene que hacerlo. Un calendario de pagos garantiza que no haya confusiones ni sorpresas a lo largo del proyecto.
Si quieres cobrar a tiempo, utiliza un calendario regular. Eso significa que no factures a tu cliente utilizando un calendario de 4 semanas en el primer periodo de facturación, para luego pasar a un calendario de 2 semanas en el siguiente.
Los ciclos de facturación más comunes son "Net 60", "Net 30" y "Net 21" respectivamente. Así que puedes elegir que te paguen cada 60, 30 o 21 días.
Al crear el calendario, utilice un lenguaje fácil de entender. Hay varias frases que puedes incluir en las condiciones de pago, pero no todos los clientes entenderán lo que significan.
Utilizar términos como "EOM" o "COD" puede tener sentido para ti, pero no para el cliente. Un cliente puede pensar que "COD" significa "Call of Duty" en lugar de "Cash on Delivery".
EVITAR ESTO
DIGA ESTO EN SU LUGAR
Cuanto antes envíe la factura, antes cobrará.
Al principio del proyecto, averigua qué necesita tu cliente en la factura para pagarte. Algunos clientes pueden exigir más información que otros. Incluye descripciones de lo que están pagando. La falta de detalles o los errores en la factura retrasarán el pago. Así que tómate tu tiempo para revisarla antes de enviarla al cliente.
Para agilizar el proceso, disponga de una plantilla de factura que pueda editar rápidamente.
Además, enviar la factura a tiempo demuestra que eres puntual. Cuando trate con clientes, evite cualquier forma de correspondencia tardía. Esto incluye los plazos, la respuesta a los correos electrónicos y la entrega de facturas. Demuestra a tus clientes que te gusta que las cosas se hagan con prontitud.
Consejo: Envíe la factura a la persona adecuada. Sobre todo si trabajas como autónomo para una gran empresa. Enviar la factura a la persona equivocada puede retrasar el pago durante días o incluso semanas. Pregunta siempre quién va a realizar el pago al inicio del proyecto.
Haga siempre un seguimiento después de enviar la factura a su cliente. Es posible que tu cliente tenga una semana muy ocupada y se olvide de enviar el pago a tiempo. Para acelerar el proceso, envíale un recordatorio cortés después de un par de días. Haz un seguimiento frecuente hasta que el cliente pague.
Puede utilizar herramientas de contabilidad para agilizar el proceso. (Lo discutiremos en el siguiente consejo). El uso de herramientas facilitará el cobro de los pagos. Cuanto más fácil sea para los clientes realizar los pagos, más rápido cobrarás. También automatizan el proceso, lo que le permite concentrarse en otras tareas.
Hay varios programas informáticos que pueden ayudarle a ocuparse de procesos contables como la facturación y el pago de impuestos.
Puede utilizar el software para enviar las facturas directamente al cliente. Algunas herramientas permiten establecer alertas durante el ciclo de facturación. Esto le ayudará a recordar cuándo debe facturar un proyecto. También puedes enviar recordatorios automáticos a tus clientes antes de que venza el pago.
Lo mejor de utilizar un software de contabilidad es que permite al cliente pagarle en línea. Aceptar pagos en línea conlleva menos riesgos financieros. No tendrás que lidiar con cosas como cheques sin fondos. Además, dependiendo del tipo de software que utilices, tus clientes tendrán acceso a varias opciones de pago.
Es una buena idea mantener una relación cordial con tus clientes. Las conexiones personales con tus clientes te ayudarán a cobrar más rápido. En caso de que el cliente no haya pagado, te sentirás más cómodo al solicitar el pago. También se sentirá menos estresado al enviar un recordatorio rápido a un cliente con el que tiene una gran relación.
Puedes demostrar a tus clientes que los aprecias destacándolos en tus contenidos u ofreciéndoles un servicio extra por una sola vez. Los clientes apreciarán que hagas un esfuerzo adicional.
Otra forma de establecer relaciones con los clientes es recompensarles cuando pagan puntualmente. Ofrecer descuentos a los clientes cuando pagan sus facturas a tiempo también puede ayudarte a cobrar rápidamente en el siguiente ciclo de facturación.
Este consejo es muy importante, especialmente cuando se trabaja con un nuevo cliente. Cuando empieces un nuevo proyecto, intenta negociar un pago por adelantado. El pago por adelantado ayuda a crear confianza entre el cliente y el autónomo. También sirve como garantía de que cuando el proyecto esté terminado, se hará efectivo el resto del pago.
Puedes dividir el proyecto en hitos o puntos de control. Esto no sólo ayuda a pagar, sino que también facilita la gestión del proyecto. Podrás identificar si estás cumpliendo las exigencias de tu cliente antes de avanzar demasiado en el proyecto. Por ejemplo, si eres un gestor autónomo de publicidad en redes sociales contratado para crear campañas publicitarias a lo largo de 3 meses, pide que te paguen después de completar cada campaña publicitaria.
Si actualmente factura a sus clientes por proyecto o por hora, puede considerar la posibilidad de optar por un modelo basado en retenciones.
¿Qué es un modelo basado en la retención?
Un modelo o acuerdo basado en la retención es cuando un cliente y un autónomo trabajan juntos durante un largo periodo en más de un proyecto. En este modelo, el cliente paga una tarifa fija cada mes por los servicios que ofrece el autónomo.
El uso de un modelo basado en la retención facilita el proceso de pago.
¿Cómo?
Los contratos de retención son la mejor manera de establecer una relación estable con un cliente. El cliente sabe que va a pagar la misma tarifa todos los meses, por lo que puede automatizar el proceso de facturación. Lo único que tiene que hacer el cliente es configurar la facturación recurrente una vez al mes. Los retenedores significan que usted recibe el mismo pago todos los meses, por lo que no tendrá que preocuparse por los retrasos en los pagos. Y como ya no tienes que enviar facturas ni contabilizar las horas, puedes centrarte plenamente en la ejecución del proyecto.
Evita esperar a que la factura se acumule antes de pedir el pago al cliente. Cuando la factura es demasiado grande, el cliente puede ser reacio a pagar todo de una vez. Lo que significa que tardará más tiempo en recibir el pago completo.
Discuta con su cliente la mejor manera de enviar sus facturas. Haz que el cliente entienda que facturar regularmente ayudará a que el pago sea manejable.
Si su cliente no ha realizado el pago un par de días después de la fecha de vencimiento, el primer paso es enviar un recordatorio cortés. Su programa de contabilidad puede ayudarle a enviar este recordatorio. También puedes utilizar una plantilla de recordatorio de pago para ayudarte a crear un recordatorio profesional. En el correo electrónico, asegúrate de informar al cliente de que ya ha pasado la fecha de pago y de la cantidad que debe pagar.
Para instar al cliente a que tome medidas, puedes indicarle los gastos de demora en los que incurrirá debido al retraso en el pago. (Asegúrate de incluir la cláusula de recargo cuando envíes el contrato y las condiciones de pago). Adjunta también la factura original que le enviaste como referencia.
Si trabajas con una empresa o agencia, puedes intentar ponerte en contacto con el equipo de facturación o finanzas del cliente en lugar de con tu contacto comercial habitual en la empresa. El departamento de facturación tendrá más detalles sobre el estado de tu factura. Pueden decirte si hay algún problema que les impida pagarte. Puede ser algo tan simple como una información errónea en la factura que esté reteniendo el pago. En comparación con su contacto comercial diario, el departamento de facturación está más capacitado para darle una fecha realista para el pago.
Si ha intentado los dos primeros pasos y el cliente sigue negándose a pagar, puede contratar a una agencia de cobros para que le ayude a cobrar el dinero. Debe tener en cuenta que, aunque las agencias de cobro suelen tener éxito a la hora de cobrar a los deudores, pueden ser muy caras. Algunas cobran hasta el 50% del total del pago. Si decide seguir esta vía, asegúrese de trabajar con una buena agencia. Consulte esta lista de agencias de cobros para encontrar otras de buena reputación con las que pueda trabajar.
Si el dinero que el cliente le debe no es demasiado, puede demandarlo y llevarlo a un tribunal de reclamaciones de menor cuantía. La mayoría de los estados cuentan con tribunales de reclamaciones de menor cuantía que presiden los litigios relacionados con pequeñas cantidades de dinero. Dependiendo del estado, el dinero por el que puedes demandar rondará los 2.000 y los 10.000 dólares. Y a diferencia de una agencia de cobros, son rápidos y baratos. Tampoco necesita un abogado. Puedes representarte a ti mismo y si el cliente no se presenta en el juzgado el día del juicio, ganas por defecto.
Consejo: Antes de demandar al cliente ante los tribunales, envíe una carta formal de requerimiento de pago. En la carta, indique cuánto le debe el cliente, exija el pago antes de una fecha concreta e infórmele de que emprenderá acciones legales si no paga pronto.
Puede llevar a su cliente a un arbitraje en lugar de acudir a los tribunales. La principal diferencia entre un juicio y un arbitraje es que es menos formal. El litigio lo supervisa un árbitro y no un juez. No se preocupe, el juicio del árbitro tiene el mismo peso que el de un juez. El arbitraje es también una forma rápida y barata de cobrar a un cliente obstinado.
Una forma eficaz de fomentar los pagos rápidos de los clientes es incluir los cargos por demora como cláusula en tus condiciones de pago. Consejo: Antes de añadir los cargos por demora a la factura, asegúrate de hablar primero con el cliente. Puedes indicarle las condiciones de pago para que no se sorprenda cuando vea los cargos por escrito.
Algunos clientes pueden querer pagarle, pero no pueden hacerlo. Esto puede deberse a una escasez de fondos o a un error en la elaboración del presupuesto. En estos casos, el cliente puede querer ahorrar todo lo que pueda para asegurarse de que su negocio no quiebre. Si el cliente ha pagado con regularidad en el pasado pero ahora tiene dificultades para hacerlo, puede ofrecerle un plan de pagos.
Para facilitar las cosas al cliente, puedes dividir su factura atrasada en pequeños porcentajes y añadirlos a las siguientes. También deberías facturar a tus clientes más a menudo para que los pagos sean pequeños y manejables.
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