5 consejos para optimizar la gestión de contenidos

Según la encuesta sobre gestión y estrategia de contenidos del Content Marketing Institute, el 78% de las organizaciones abordan la gestión de contenidos de forma estratégica. 

Pero gestionar contenidos no es fácil. Para tener éxito, la gestión diaria de contenidos debe planificarse estratégicamente, es decir, alinearse con los objetivos empresariales. Es importante tener en cuenta a las personas, los procesos y la tecnología, además del manejo de los distintos tipos de contenidos, si se quiere ser un as de la gestión de contenidos. 

Esto incluye el contenido interno, el contenido del sitio web, el contenido de los medios sociales y el contenido fuera de línea, todos los cuales tienen una propiedad, creación y distribución que con frecuencia están repartidas por toda la organización, especialmente en las grandes organizaciones.

Para ayudarle a mejorar la eficacia de sus contenidos y permitirle centrarse en lo importante: crear contenidos que satisfagan las necesidades del público objetivo, hemos ideado estos 5 consejos para optimizar su plan de gestión de contenidos.

1. Elegir la herramienta adecuada

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de elegir las herramientas adecuadas para gestionar los contenidos. 

Cuando se trata de contenidos ocurren muchas cosas. Hay múltiples fases y personas implicadas en la creación y el intercambio incluso de un pequeño contenido. Y cuando se trata de contenidos a mayor escala, como sitios web, blogs, vídeos, etc., se hace aún más necesario hacer las cosas de forma organizada. 

Por suerte, existen varias herramientas de gestión de contenidos diseñadas para satisfacer las necesidades de su viaje de creación de contenidos a través de distintas fases. Estas son las distintas fases y las herramientas que pueden resultarle útiles:

Para idear y planificar contenidos: Aquí es donde plataformas de pizarra online como Miro, Visme o Mural y herramientas de colaboración en equipo como Asana o SmartTask pueden resultar útiles. Ofrecen funciones como pizarras, calendarios de contenidos, tableros kanban, gestión de tareas, gestión de proyectos y comunicación en tiempo real para ayudar a planificar la estrategia de contenidos manteniendo las cosas claras y transparentes para el equipo.

Fuente: Planificación de contenidos en Miro

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También puede necesitar la ayuda de herramientas SEO como Ahrefs o Semrush para planificar la estrategia de contenidos de su blog.

Para la creación de contenidos: A la hora de crear contenidos, hay un montón de herramientas que tienes como opciones dependiendo del tipo de contenido que estés creando.

• Investigación de contenidos - Google Search, Google Trends, AnswerThePublic, ChatGPT
• Redacción de contenidos - Google Docs, MS Word, Notion
• Edición de contenidos - Hemingway Editor, Grammarly
• Diseño de contenidos - Photoshop, Canva, Figma
• Contenido de vídeo - Loom, Adobe Premier Pro
• Contenido de audio - Audacity, Adobe Audition

En función de sus necesidades y su nivel de conocimientos, puede elegir la herramienta que más le convenga.

Para la programación de contenidos: A continuación viene la fase en la que empiezas a publicar y distribuir tu contenido en diferentes plataformas sociales y blogs. Puedes utilizar la función de publicación de contenidos de Iconosquare para programar de antemano tus contenidos en las redes sociales y asegurarte de que siempre los publicas en el momento adecuado. También puedes programar el contenido de tu blog con antelación si utilizas sistemas de gestión de contenidos como WordPress.

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Para la colaboración de contenidos: Una cosa que es crítica durante cada una de las fases de contenido es la colaboración, asegurándose de que puede trabajar eficazmente con su equipo sin perder detalles importantes. Hoy en día, la mayoría de las herramientas incluyen funciones básicas de colaboración o se integran fácilmente con herramientas de comunicación y colaboración como Slack, Notion, etc.

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Herramientas de gestión de contenidos todo en uno: Utilizar demasiadas herramientas mientras se trabaja puede resultar frenético y costoso al mismo tiempo. Lo mejor es optar por herramientas que ofrezcan la mayor cantidad de funciones en un solo lugar. Puede utilizar una plataforma de gestión de contenidos todo en uno para la programación de contenidos, la aprobación, la colaboración, la escucha social, el análisis y mucho más, lo que le ahorrará tiempo y dinero a la vez que le facilita enormemente la gestión de contenidos. 

2. Centrarse en los datos correctos

Datos es igual a dinero. Todo lo relacionado con el éxito empresarial depende del buen uso que se haga de los datos. Ya sea tu público, tu competencia o tu producto, todo se basa en analizar los datos que tienes a mano y tomar la decisión en consecuencia. 

Si utiliza datos erróneos o no utiliza datos reales, acabará poniendo en peligro su estrategia de contenidos. Por lo tanto, debe tomarse muy en serio el análisis de datos y tomar decisiones en consecuencia. 

Por ejemplo, si estás escribiendo un blog, requiere que recopiles datos sobre quién es tu audiencia, qué les gusta, qué temas se alinean con sus puntos de dolor, qué competidores ya están lanzando una solución y qué lagunas puedes aprovechar. Una vez que dispongas de estos datos, podrás crear contenidos y tus estrategias darán mejores resultados.

Puedes utilizar herramientas como Google Analytics e Iconosquare para obtener información, planificar tus contenidos y controlar tu rendimiento. La función de análisis de redes sociales de Iconosquare te ayuda a supervisar tu rendimiento en diferentes plataformas de redes sociales. 

Esto le ayuda a comprender el rendimiento de sus contenidos, lo que funciona bien, lo que no, lo que le gusta a su público, etcétera. Estos datos le ayudarán a improvisar y optimizar sus contenidos para conseguir una mayor participación de su audiencia. 

3. Comunicación entre equipos

Como ya se ha mencionado, la comunicación y la colaboración desempeñan un papel fundamental en la ejecución y gestión de contenidos. Por eso es importante establecer canales adecuados para la comunicación y colaboración internas del equipo. 

Muchas herramientas ofrecen mensajería en tiempo real, chat en grupo, llamadas, intercambio de archivos, feedback, aprobación, comentarios, etc. que garantizan una colaboración fluida entre equipos. Puedes utilizar la función de colaboración en equipo de Iconosquare para gestionar toda la comunicación de ida y vuelta hasta la aprobación y publicación de contenidos. 

Puedes compartir tus archivos con tu equipo para que los revisen. Puedes editar el contenido, dejar notas, rechazar o aceptar envíos, etc. Además de la comunicación interna, Iconosquare también te permite compartir el contenido con tus clientes para que den su opinión y aprobación.

4. 4. Gestión del tiempo

Para alcanzar sus objetivos a tiempo y mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada, los creadores y gestores de contenidos deben practicar una gestión eficaz del tiempo. Priorizar las tareas, establecer objetivos con plazos concretos y utilizar herramientas y aplicaciones pueden agilizar fácilmente el flujo de trabajo de contenidos y maximizar la productividad.

Las buenas prácticas de gestión del tiempo también implican planificar todo con plazos adecuados y cumplirlos. Por lo tanto, asegúrate de tener tu plan de contenidos listo y programarlos de antemano para publicarlos a tiempo en diferentes plataformas sin falta. 

Para hacer un seguimiento de tu programación y contenido, puedes utilizar calendarios de contenido y para programar puedes utilizar Iconosquare para programar todas tus publicaciones desde un solo lugar. La función de publicación de Iconosquare también te permite programar las mismas publicaciones en diferentes plataformas y crear borradores de publicación para su aprobación, que pueden ser compartidos y revisados por tu equipo y tus clientes. 

5. Agrupación de tareas similares

Un componente crucial de la gestión de contenidos es organizarlos y clasificarlos. Sin embargo, dada la enorme cantidad, velocidad y variedad de contenidos internos y externos que gestionan las organizaciones, sobre todo las grandes, mantenerse al día resulta difícil. Cuanto más espere para organizar su contenido, más probable será que pierda oportunidades de utilizar su contenido de marketing digital para obtener mejores resultados.

Aquí es donde la agrupación de tareas por lotes puede ayudarle a mejorar el proceso de creación de contenidos y, al mismo tiempo, aumentar la eficacia y la productividad. 

Esta técnica consiste en agrupar las tareas de creación de contenidos en lotes para completar tareas similares a la vez. Por ejemplo, en lugar de crear una nueva imagen destacada cada vez que un post está listo para salir en directo, se trabaja en varias imágenes con varias semanas de antelación.

Gestione sus contenidos de forma inteligente

Hoy en día, los contenidos son el núcleo de todas las empresas e industrias. Hoy en día no hay sector de la economía que no dependa de los contenidos de alguna manera, por lo que la gestión de contenidos se ha convertido en una estrategia crucial para todo tipo de organizaciones, incluidas empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y organismos gubernamentales.

Así que trabaje en la elaboración de una estrategia de contenidos sólida. Siga los consejos y optimice su estrategia de contenidos en consecuencia. Elige las herramientas adecuadas para ayudar a tu equipo en las distintas fases de la gestión de contenidos y garantizar una ejecución del trabajo fluida y más eficaz.

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