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Verspätete Zahlungen sind einer der frustrierendsten Aspekte bei der Führung eines freiberuflichen Unternehmens. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie ihre Kunden zum Zahlen bringen.
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Zahlungsverzug ist einer der frustrierendsten Aspekte bei der Führung eines freiberuflichen Unternehmens. Da die meisten Freiberufler nicht über ein regelmäßiges Einkommen verfügen, können sie es sich nicht leisten, über einen längeren Zeitraum hinweg Schulden zu haben.
Was können Freiberufler tun, um Zahlungsverzug vorzubeugen?
In diesem Artikel haben wir 8 Wege aufgezeigt, wie Freiberufler ihre Kunden dazu bringen können, ihre Rechnungen schnell zu bezahlen. Wenn auch Sie mit einem Kunden zu tun haben, der sich weigert zu zahlen, haben wir einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, Ihr Geld zu bekommen.
Fangen wir an.
Gleich zu Beginn des Projekts müssen Sie einen Zahlungsplan für den Kunden erstellen. Ihr Kunde sollte wissen, wie viel er für Ihre Dienstleistung zu zahlen hat und wann er zu zahlen hat. Ein Zahlungsplan sorgt dafür, dass es im Laufe des Projekts keine Unklarheiten oder Überraschungen gibt.
Wenn Sie pünktlich bezahlt werden wollen, sollten Sie einen regelmäßigen Zeitplan verwenden. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Kunden nicht im ersten Abrechnungszeitraum einen 4-Wochen-Zeitplan in Rechnung stellen, um dann im nächsten auf einen 2-Wochen-Zeitplan umzuschalten.
Die gebräuchlichsten Abrechnungszyklen sind "Netto 60", "Netto 30" bzw. "Netto 21". Sie können also wählen, ob Sie alle 60, 30 oder 21 Tage bezahlt werden möchten.
Achten Sie bei der Erstellung des Zeitplans auf eine leicht verständliche Sprache. Es gibt mehrere Formulierungen, die Sie in Ihre Zahlungsbedingungen aufnehmen können, aber nicht jeder Kunde wird verstehen, was diese Formulierungen bedeuten.
Die Verwendung von Begriffen wie "EOM" oder "COD" macht vielleicht für Sie Sinn, aber nicht für den Kunden. Ein Kunde könnte denken, dass "COD" für "Call of Duty" und nicht für "Cash on Delivery" steht.
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Je früher Sie Ihre Rechnung abschicken, desto früher werden Sie bezahlt.
Finden Sie zu Beginn des Projekts heraus, welche Angaben Ihr Kunde auf der Rechnung benötigt, um Sie zu bezahlen. Manche Kunden benötigen mehr Informationen als andere. Beschreiben Sie, wofür der Kunde zahlt. Fehlende Angaben oder Fehler in der Rechnung verzögern Ihre Zahlung. Nehmen Sie sich also die Zeit, die Rechnung zu überprüfen, bevor Sie sie an den Kunden schicken.
Um den Prozess zu beschleunigen, sollten Sie eine Rechnungsvorlage haben, die Sie schnell bearbeiten können.
Die rechtzeitige Übersendung Ihrer Rechnung zeigt außerdem, dass Sie pünktlich sind. Vermeiden Sie im Umgang mit Kunden jede Form von verspäteter Korrespondenz. Dazu gehören Fristen, die Beantwortung von E-Mails und die Zustellung von Rechnungen. Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie es mögen, wenn Dinge pünktlich erledigt werden.
Tipp: Schicken Sie die Rechnung an die richtige Person. Vor allem, wenn Sie als Freiberufler für ein großes Unternehmen tätig sind. Wenn Sie Ihre Rechnung an die falsche Person schicken, kann sich Ihre Zahlung um Tage oder sogar Wochen verzögern. Fragen Sie zu Beginn des Projekts immer, wer die Zahlung leisten wird.
Sprechen Sie immer nach, nachdem Sie Ihrem Kunden die Rechnung geschickt haben. Ihr Kunde hat vielleicht eine anstrengende Woche und vergisst, die Zahlung rechtzeitig zu überweisen. Um den Prozess zu beschleunigen, schicken Sie ihm nach ein paar Tagen eine höfliche Erinnerung. Bleiben Sie häufig dran, bis der Kunde zahlt.
Mit Hilfe von Buchhaltungstools können Sie diesen Prozess rationalisieren. (Wir werden das im nächsten Tipp besprechen). Durch den Einsatz von Tools wird der Zahlungseingang erleichtert. Je einfacher es für Kunden ist, Zahlungen zu leisten, desto schneller werden Sie bezahlt. Außerdem automatisieren sie den Prozess, so dass Sie Zeit haben, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Es gibt verschiedene Software, die Sie bei der Abwicklung von Buchhaltungsprozessen wie Rechnungsstellung und Steuerzahlungen unterstützen kann.
Sie können die Software nutzen, um Rechnungen direkt an den Kunden zu senden. Einige Tools ermöglichen es Ihnen, während Ihres Abrechnungszyklus Warnmeldungen einzustellen. So können Sie sich daran erinnern, wann Sie eine Rechnung für ein Projekt stellen müssen. Sie können auch automatische Mahnungen an Ihre Kunden senden, bevor die Zahlung fällig ist.
Das Beste an der Verwendung von Buchhaltungssoftware ist, dass der Kunde Sie online bezahlen kann. Die Annahme von Online-Zahlungen ist mit geringeren finanziellen Risiken verbunden. Sie müssen sich nicht mit Dingen wie geplatzten Schecks herumschlagen. Je nach Art der Software, die Sie verwenden, haben Ihre Kunden außerdem Zugang zu verschiedenen Zahlungsoptionen.
Es ist eine gute Idee, ein freundschaftliches Verhältnis zu Ihren Kunden zu pflegen. Persönliche Beziehungen zu Ihren Kunden werden Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden. Wenn der Kunde nicht bezahlt hat, können Sie ihn leichter zur Zahlung auffordern. Sie werden auch weniger gestresst sein, wenn Sie einem Kunden, zu dem Sie eine gute Beziehung haben, eine kurze Mahnung schicken.
Sie können Ihren Kunden zeigen, dass Sie sie zu schätzen wissen, indem Sie sie in Ihren Inhalten erwähnen oder einen einmaligen Bonusservice anbieten. Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen, wenn Sie die Extrameile gehen.
Eine weitere Möglichkeit, Beziehungen zu Kunden aufzubauen, besteht darin, sie zu belohnen, wenn sie pünktlich zahlen. Das Anbieten von Rabatten für Kunden, die ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, kann auch dazu beitragen, dass Sie im nächsten Abrechnungszyklus schnell bezahlt werden.
Dieser Tipp ist sehr wichtig, vor allem wenn Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten. Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, sollten Sie versuchen, eine Vorabzahlung auszuhandeln. Eine Vorauszahlung trägt dazu bei, Vertrauen zwischen dem Kunden und dem Freiberufler aufzubauen. Sie dient auch als Garantie dafür, dass nach Abschluss des Projekts der Restbetrag gezahlt wird.
Sie können das Projekt in Meilensteine oder Kontrollpunkte unterteilen. Dies hilft nicht nur bei der Bezahlung, sondern erleichtert auch die Verwaltung des Projekts. Sie können feststellen, ob Sie die Anforderungen Ihres Kunden erfüllen, bevor das Projekt zu weit fortgeschritten ist. Wenn Sie beispielsweise als freiberuflicher Social-Media-Werbemanager mit der Erstellung von Werbekampagnen über einen Zeitraum von drei Monaten beauftragt sind, sollten Sie nach Abschluss jeder Werbekampagne um eine Bezahlung bitten.
Wenn Sie Ihre Kunden derzeit projekt- oder stundenweise abrechnen, können Sie sich für ein Modell auf Honorarbasis entscheiden.
Was ist ein Modell auf Honorarbasis?
Ein Modell oder eine Vereinbarung auf Vorschussbasis liegt vor, wenn ein Kunde und ein Freiberufler über einen längeren Zeitraum an mehr als einem Projekt zusammenarbeiten. Bei diesem Modell zahlt der Kunde jeden Monat einen festen Betrag für die Dienstleistungen, die der Freiberufler anbietet.
Die Verwendung eines Modells auf Honorarbasis vereinfacht den Zahlungsprozess.
Wie?
Retainer sind der beste Weg, um eine dauerhafte Beziehung zu einem Kunden aufzubauen. Der Kunde weiß, dass er jeden Monat den gleichen Betrag zahlt, und kann so den Abrechnungsprozess automatisieren. Alles, was der Kunde tun muss, ist, einmal im Monat eine wiederkehrende Abrechnung einzurichten. Mit Retainers werden Sie jeden Monat zur gleichen Zeit bezahlt, so dass Sie sich keine Sorgen über verspätete Zahlungen machen müssen. Und da Sie keine Rechnungen mehr verschicken oder Stunden erfassen müssen, können Sie sich ganz auf die Durchführung des Projekts konzentrieren.
Warten Sie nicht, bis sich die Rechnung summiert hat, bevor Sie den Kunden zur Zahlung auffordern. Wenn die Rechnung zu hoch wird, könnte der Kunde zögern, alles auf einmal zu bezahlen. Das bedeutet, dass es länger dauert, bis die Rechnung vollständig beglichen ist.
Besprechen Sie mit Ihrem Kunden, wie Sie Ihre Rechnungen am besten versenden. Geben Sie dem Kunden zu verstehen, dass eine regelmäßige Rechnungsstellung dazu beiträgt, die Zahlung zu erleichtern.
Wenn Ihr Kunde ein paar Tage nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht gezahlt hat, sollten Sie zunächst eine höfliche Mahnung verschicken. Ihre Buchhaltungssoftware kann Ihnen helfen, diese Mahnung zu versenden. Sie können auch eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung verwenden, um eine professionelle Mahnung zu erstellen. Weisen Sie den Kunden in der E-Mail darauf hin, dass das Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist, und nennen Sie den zu zahlenden Betrag.
Um den Kunden zum Handeln zu bewegen, können Sie ihm Verzugszinsen nennen, die bei verspäteter Zahlung fällig werden. (Vergewissern Sie sich, dass Sie die Klausel über die Verzugsgebühren bei der Übersendung Ihres Vertrags und der Zahlungsbedingungen mit angeben). Fügen Sie außerdem die Originalrechnung, die Sie dem Kunden geschickt haben, als Referenz bei.
Wenn Sie mit einem Unternehmen oder einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie versuchen, sich anstelle Ihres normalen Ansprechpartners in der Firma an die Rechnungs- oder Finanzabteilung des Kunden zu wenden. Die Rechnungsabteilung hat mehr Informationen über den Status Ihrer Rechnung. Dort kann man Ihnen sagen, ob es ein Problem gibt, das die Zahlung verhindert. Dabei kann es sich um so einfache Dinge wie falsche Angaben in Ihrer Rechnung handeln, die Ihre Zahlung verzögern. Im Vergleich zu Ihrem alltäglichen Geschäftskontakt ist die Rechnungsabteilung eher in der Lage, Ihnen einen realistischen Zahlungstermin zu nennen.
Wenn Sie die ersten beiden Schritte versucht haben und der Kunde sich immer noch weigert zu zahlen, können Sie ein Inkassobüro beauftragen, das Ihnen hilft, Ihr Geld einzutreiben. Beachten Sie, dass Inkassobüros zwar oft erfolgreich sind, wenn es darum geht, Zahlungen von Schuldnern einzutreiben, dass sie aber auch sehr teuer sein können. Manche Inkassobüros verlangen bis zu 50 Prozent der Gesamtzahlung. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie mit einem guten Unternehmen zusammenarbeiten. Auf dieser Liste von Inkassobüros finden Sie seriöse Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten können.
Wenn der Betrag, den der Kunde Ihnen schuldet, nicht zu hoch ist, können Sie ihn vor einem Gericht für geringfügige Forderungen verklagen. In den meisten Bundesstaaten gibt es Gerichte für geringfügige Forderungen, die für Streitigkeiten über kleine Geldbeträge zuständig sind. Je nach Bundesstaat können Sie zwischen 2.000 und 10.000 Dollar einklagen. Und im Gegensatz zu einem Inkassobüro geht es hier schnell und kostengünstig. Außerdem brauchen Sie keinen Anwalt. Sie können sich selbst vertreten, und wenn der Kunde am Tag der Verhandlung nicht vor Gericht erscheint, gewinnen Sie durch Versäumnis.
Tipp: Bevor Sie den Kunden vor Gericht verklagen, sollten Sie ein förmliches Schreiben mit einer Zahlungsaufforderung versenden. Geben Sie darin an, wie viel Ihnen der Kunde schuldet, fordern Sie ihn auf, bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen, und teilen Sie ihm mit, dass Sie rechtliche Schritte einleiten werden, wenn er nicht bald zahlt.
Sie können Ihren Mandanten vor ein Schiedsgericht bringen, anstatt vor Gericht zu gehen. Der Hauptunterschied zwischen einem Gerichtsverfahren und einem Schiedsverfahren besteht darin, dass es weniger formell ist. Der Streitfall wird von einem Schlichter und nicht von einem Richter beaufsichtigt. Aber keine Sorge, das Urteil des Schiedsrichters hat das gleiche Gewicht wie das eines Richters. Ein Schiedsverfahren ist auch eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, Zahlungen von einem widerspenstigen Kunden zu erhalten.
Eine wirksame Methode, um Kunden zu schnellen Zahlungen zu bewegen, ist die Aufnahme von Verzugszinsen als Klausel in Ihre Zahlungsbedingungen. Tipp: Bevor Sie die Säumniszuschläge in Ihre Rechnung aufnehmen, sollten Sie zuerst mit dem Kunden sprechen. Sie können ihn auf die Zahlungsbedingungen hinweisen, damit er nicht überrascht ist, wenn er die Gebühren schriftlich sieht.
Manche Kunden möchten Sie vielleicht bezahlen, können es aber nicht. Der Grund dafür kann ein Mangel an Geldmitteln oder ein Fehler in der Budgetierung sein. In solchen Fällen möchte der Kunde vielleicht so viel wie möglich sparen, um sicherzustellen, dass sein Unternehmen nicht in Konkurs geht. Wenn der Kunde in der Vergangenheit regelmäßig gezahlt hat, aber jetzt Schwierigkeiten hat, die Zahlungen zu leisten, können Sie ihm einen Zahlungsplan anbieten.
Um es dem Kunden leicht zu machen, können Sie seine überfällige Rechnung in kleine Prozentsätze aufteilen und diese zu den nachfolgenden Rechnungen hinzufügen. Sie sollten Ihren Kunden auch häufiger Rechnungen stellen, damit die Zahlungen klein und überschaubar sind.
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