Effektive Zeitmanagement-Tipps für Freiberufler

Was ist das Schwierigste daran, Freiberufler zu sein?

Man könnte meinen, es läge an kniffligen Kunden, anspruchsvollen Aufträgen oder an der mangelnden Interaktion mit den Kollegen im Alltag.

Meiner bescheidenen Meinung nach lautet die Antwort: Die Verwaltung Ihrer Zeit. 

Zeitmanagement ist das Schwierigste, was man in den Griff bekommen muss - vor allem, wenn man als Freiberufler oder Online-Unternehmer anfängt. 

Es gibt kein Limit für die Anzahl der Stunden, die Sie arbeiten können. Niemand muss Ihnen sagen, dass Sie von Ihrem Schreibtisch aufstehen und eine Pause einlegen sollen (außer vielleicht ein leidgeprüfter Partner oder Mitbewohner). 

Es braucht Übung und Disziplin, um ein gutes Zeitmanagement zu erreichen. Und es erfordert auch eine ernsthafte Änderung der Denkweise. Nicht mehr zu denken, dass man nur erfolgreich sein kann, wenn man jede Stunde arbeitet, sondern zu erkennen, dass die Maximierung der Zeit zu mehr Gewinn führt und die Möglichkeit bietet, das Unternehmen zu vergrößern. 

Deshalb konzentriert sich dieser Artikel auf die wichtigsten Zeitmanagement-Tipps für Freiberufler und Online-Unternehmer. Wenn Sie auch nur einige davon umsetzen können, werden Sie auf dem Weg zu mehr Geld, mehr Freiheit und mehr Glück sein - und zwar schneller.

1. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest

Das Schöne an einer selbständigen Tätigkeit ist, dass Sie viel mehr Kontrolle über Ihre Arbeitszeiten haben.

Ein Nachtschwärmer? Kein Problem. Frühaufsteher? Ein Kinderspiel. Solange Sie Fristen einhalten und zu wichtigen Kundenterminen erscheinen, wenn wie Sie den Großteil Ihrer Arbeit erledigen, liegt ganz bei Ihnen. Endlich können Sie die Zeit nutzen, in der Sie sich am produktivsten fühlen - und sind nicht mehr dem typischen 9-6-Tag ausgeliefert.

Viele Freiberufler teilen ihren Kunden diese Zeiten anfangs jedoch nicht mit. Und wenn Sie nicht von Anfang an Bescheid wissen, erwarten die Kunden, dass Sie E-Mails beantworten und zu verschiedenen Zeiten am Tag zu Besprechungen erscheinen. 

Dies führt dazu, dass viele Freiberufler und Online-Unternehmer ständig arbeiten . Das Leben, von dem man geträumt hat - spät aufstehen, Zeit für einen Spaziergang haben oder sich früh abmelden, weil der Tag um 7 Uhr begann -, ist nicht mehr in Sicht, und man fragt sich, warum und wie man plötzlich wieder zum Sklaven der Kunden geworden ist. 

Bevor Sie sich in dieser nur allzu bekannten Situation wiederfinden, sollten Sie eine Bestandsaufnahme Ihres Kalenders machen und Ihre Arbeitszeiten festlegen. Wenn Sie dann einen neuen Kunden annehmen, sollten Sie sich über Ihre Geschäftszeiten und Reaktionszeiten im Klaren sein. 

Es mag sich zunächst gewagt anfühlen, aber die Kunden werden Ihre Grenzen respektieren - wenn Sie sie setzen 😉 .

2. Setzen Sie Zeitblöcke in Ihrem Kalender starten

Ich habe bereits in diesem Artikel über die Dinge, die ich vor meiner Selbständigkeit gerne gewusst hätte, über Kalenderblockierung gesprochen. Glauben Sie diesem ehemaligen Liebhaber von To-Do-Listen: Die Kalenderblockierung ist eine der besten Möglichkeiten für Freiberufler und Online-Unternehmer, ihre Zeit effektiv zu verwalten.

Warum? Weil das menschliche Gehirn Parameter braucht, innerhalb derer es arbeiten kann. Sonst fallen wir dem Parkinsonschen Gesetz zum Opfer:

"Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die für ihre Vollendung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt"

☝️Wenn Sie bis jetzt ein Liebhaber von To-Do-Listen waren, dann wird Ihnen das schwer fallen. Wie oft haben Sie schon am Ende des Arbeitstages auf Ihre To-Do-Liste geschaut und sich gefragt: Wie kann es sein, dass noch etwas auf der Liste steht?

Das ist das Problem mit Aufgabenlisten. Das Blockieren von Kalendern hingegen ermöglicht es Ihnen, sich zu konzentrieren. Indem Sie jede Minute Ihrer Woche einplanen, schützen Sie sich vor Ablenkung und erhöhen Ihre Konzentration. 

Cal Newport, der Autor von Deep Work, einem Buch, das Menschen helfen soll, sich in einer abgelenkten Welt zu konzentrieren, schreibt: 

"Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung beschäftige. Meine Antwort ist einfach: Es bringt eine enorme Produktivität. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Woche mit Zeitblockierung die gleiche Leistung erbringt wie eine 60-Stunden-Woche ohne Struktur."

Hier sind einige Dinge, die Sie beim Blockieren von Kalendern beachten sollten:

• Achten Sie darauf, dass Sie Zeit für Pausen einplanen (ebenso wie für das Mittagessen). Kurze Spaziergänge oder auch nur das Aufstehen und Verlassen des Schreibtischs für 10 Minuten sind für die Produktivität unerlässlich. Aber wenn Sie diese Pausen nicht einplanen, werden sie nicht stattfinden
• Wir alle leiden unter dem so genannten "Aufmerksamkeitsrückstand". Mit anderen Worten: Wir brauchen 10 bis 15 Minuten, um nach der Erledigung einer Aufgabe wieder in die richtige Stimmung zu kommen, und jedes Mal, wenn wir abgelenkt werden, lässt unsere Aufmerksamkeitskapazität langsam nach. Achten Sie darauf, dass Sie sich zwischen den täglichen Aufgaben genügend Pausen gönnen - und überschätzen Sie, wie lange Sie für jede Aufgabe brauchen -, um die Konzentration aufrechtzuerhalten. 
• Optimieren Sie Ihr Verfahren nach Bedarf. Effektives Blockieren des Kalenders erfordert Übung. Erlauben Sie sich also, flexibel zu sein und Aufgaben bei Bedarf zu verschieben, wenn etwas Unerwartetes passiert.

3. Jeden Monat Ziele setzen

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich Ziele zu setzen, sagt Seth Godin. Er schreibt:

"Die Sache mit den Zielen ist die, dass das Leben ohne sie auf kurze Sicht viel mehr Spaß macht. Mir scheint jedoch, dass die Menschen, die etwas erreichen, die führen, die wachsen und die etwas bewirken ... diese Menschen haben Ziele."

Aber was hat das Setzen von Zielen mit Zeitmanagement zu tun? Nun, wenn man weiß, worauf man hinarbeitet, kann man einen Zeitplan erstellen, mit dem man dieses Ziel erreicht. 

Nehmen wir an, Ihr Ziel für den nächsten Monat ist es, Ihr Gehalt um 25 % zu erhöhen. Überlegen Sie sich, wie viele Projekte Sie annehmen müssen, um dieses Ziel zu erreichen, unabhängig davon, was das in Dollar bedeutet. 

Müssen Sie Ihre Tarife erhöhen? Höchstwahrscheinlich, denn sonst arbeiten Sie sich in den Ruin, um das zusätzliche Einkommen zu erzielen. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass Sie als Selbständiger Urlaubs- und Krankheitszeiten einkalkulieren müssen, für die Sie nicht bezahlt werden.

Es gibt viele praktische Tools im Internet - wie diesen Tarifrechner für Freiberufler -, die Ihnen dabei helfen. Sie können Ihr gewünschtes Gehalt (abzüglich der Ausgaben) sowie die Anzahl der Tage und Stunden, die Sie pro Woche arbeiten möchten, eingeben, um Ihren Freelancer-Tarif zu ermitteln.

4. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Es ist schwierig, seine Zeit richtig einzuteilen, wenn man keine Ahnung hat, wohin die Zeit fließt. 

Um die Kontrolle über Ihren Kalender zurückzuerlangen - und zu verhindern, dass er Sie kontrolliert - verwenden Sie ein Tracking-Tool wie RescueTime oder Clockify, um zu sehen, wo Sie am meisten abgelenkt sind, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind, und setzen Sie sich Ziele für die Zeit, die Sie mit E-Mails, Social Media oder persönlicher Entwicklung verbringen.

Wir sind schlecht darin, abzuschätzen, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauern wird - wir neigen dazu, sehr optimistisch zu sein, was die Erledigung von Aufgaben an einem Tag angeht. Dies ist der so genannte Planungsfehler, eine kognitive Verzerrung, die erstmals 1979 von Daniel Kahneman und Amos Tversky beschrieben wurde. Sie behaupteten dies: 

"Wissenschaftler und Schriftsteller neigen notorisch dazu, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigte Zeit zu unterschätzen, selbst wenn sie über beträchtliche Erfahrungen mit der Nichteinhaltung von Zeitplänen in der Vergangenheit verfügen."

Das Gefühl, ständig hinter dem Zeitplan zurückzubleiben, ist überwältigend und kontraproduktiv. Der erste Schritt zur Bewältigung dieses Problems besteht darin, zu verstehen, wie viel Zeit Sie für einzelne Aufgaben benötigen - auf der Grundlage von Daten, nicht von Bauchgefühlen.  

5. Übernehmen Sie wieder die Kontrolle über Ihre E-Mails

Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Tag mit der Verwaltung Ihrer E-Mails? Ich wette, mehr als Sie denken. Was als schneller "Check" beginnt, kann leicht zu einer Stunde des Lesens, Verfassens, Bearbeitens und Versendens von E-Mails werden - von denen viele nicht sofort bearbeitet werden müssen.

Deshalb ist eine Strategie für die Verwaltung Ihres Posteingangs einer der besten Zeitmanagement-Tipps, die ich Ihnen geben kann. Hier sind einige einfache Änderungen, die Sie umsetzen können, wenn Sie das Gefühl haben, dass die E-Mails Ihr Leben übernehmen:

• Beantworten Sie E-Mails einmal pro Tag

• Es ist in Ordnung, den Posteingang ein paar Mal am Tag zu überprüfen (für den Fall, dass etwas Dringendes auftaucht), aber nehmen Sie sich nur einmal am Tag Zeit für die Beantwortung von E-Mails .

• E-Mail-Vorlagen erstellen

• Immer wieder dieselbe E-Mail zu schreiben ist anstrengend (und eine GROSSE Zeitverschwendung!). Sehen Sie Ihren Gesendet-Ordner durch und erstellen Sie Vorlagen für häufig gesendete E-Mails, z. B. (1) Feedback, (2) Rückmeldung an einen früheren Kunden, (3) Anfrage nach Informationen über Ihre Dienstleistungen usw. Lassen Sie etwas Platz zum Personalisieren - dann sind sie startklar!

• Filter verwenden

• Filter eignen sich hervorragend für die Verwaltung von E-Mails nach Präferenzen und Prioritäten. Sie können Filter für bestimmte E-Mail-Adressen, Betreffzeilen, Textinhalte usw. festlegen. Diese E-Mails werden automatisch in den richtigen Ordner einsortiert, was Ihre tägliche E-Mail-Verwaltung auf ein Minimum reduziert.

• Setzen Sie ein Zeitlimit für E-Mails

• Nehmen Sie sich täglich ein Zeitfenster für die Bearbeitung Ihrer E-Mails. Für mich ist das der späte Nachmittag, wenn ich mich weniger kreativ fühle und daher keine wertvolle kreative Energie für E-Mails aufbringe. Wenn Sie Ihre E-Mails in diesem Zeitfenster nicht abarbeiten können, machen Sie am nächsten Tag weiter. Setzen Sie Prioritäten bei den wichtigeren E-Mails und lassen Sie den Rest liegen.

6. Zeitersparnis bei der Organisation von Sitzungen

Einer der größten Zeitfresser bei der Arbeit als Freiberufler ist die Kommunikation mit Kunden (und potenziellen Kunden) über Termine. Anstatt also Unzen Ihrer kostbaren kreativen Energie zu verlieren, indem Sie versuchen, sich zwischen diesem Tag - oder dieser Uhrzeit - zu entscheiden, empfehle ich Ihnen, Lösungen wie Acuity oder Calendly zu erkunden.

Diese beiden Terminplanungssoftwares nehmen Ihnen das Kopfzerbrechen beim Buchen von Terminen ab. Sie geben Ihre Verfügbarkeit ein - was besonders wichtig ist, um von Anfang an Grenzen mit Kunden zu setzen - und teilen den Kalenderlink mit den betreffenden Personen, damit diese selbst einen Termin vereinbaren können. Es ist fast so, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten! 

Wenn Sie gerade erst anfangen, empfehle ich Ihnen Calendly. Es ist kostenlos und einfach zu bedienen. Wenn Sie etwas mehr Geld zur Verfügung haben und/oder etwas mit mehr Schnickschnack wollen, ist Acuity eine ausgezeichnete Wahl. Egal, wofür Sie sich entscheiden, Ihr Posteingang - und Ihre Geduld - werden es Ihnen danken. 

7. Entfernen Sie E-Mails von Ihrem Telefon

Neben der Einrichtung von Filtern und der Erstellung von E-Mail-Vorlagen besteht einer meiner Lieblingstipps für Freiberufler darin, E-Mails von Ihrem Telefon zu entfernen. Oder zumindest die Push-Benachrichtigungen zu deaktivieren.

Es ist praktisch unmöglich, nicht mehrmals am Tag auf das Telefon zu schauen - vor allem, wenn man im Bereich Social Media arbeitet. Anstatt also Ihr Telefon in einem anderen Raum einzuschließen, sollten Sie die E-Mail-App und/oder die Benachrichtigungen entfernen. Es ist erstaunlich, wie viel produktiver Sie sein können, wenn Sie nicht (ständig) von einer interessanten Betreffzeile abgelenkt werden, die auf Ihrem Telefon aufleuchtet. 

Bonustipp: Ich habe auch die Whatsapp-Benachrichtigungen auf meinem Telefon ausgeschaltet. Die Zeit, die ich gespart habe, weil ich nicht mehr in mehrere Gruppenchats verwickelt war, hat mir geholfen, meine täglichen Aufgaben viel schneller zu erledigen. 

8. Zusätzliche Hilfe anstellen

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit der Arbeit Ihrer Kunden Schritt zu halten, ist es vielleicht an der Zeit, einige Freiberufler oder einen Teilzeitmitarbeiter einzustellen, der Sie unterstützt. 

Als Erstes müssen Sie entscheiden, wofür Sie Hilfe benötigen. Eine Zeiterfassung gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Aufgaben den größten Teil Ihres Tages beanspruchen. Schreiben Sie nun Ihre Aufgaben auf und kategorisieren Sie sie in: Stärken, Kompetenzen und Aufgaben (ein großes Lob an Shannon von The Social Bungalow, die mir die Augen dafür geöffnet hat):

• Stärken = Sie sind großartig *und* effizient in diesen Bereichen
• Kompetenzen = Sie sind gut in diesen Bereichen, können aber ein Engpass sein 
• Hausarbeiten = Sie sind ganz gut darin, aber Sie machen sie nur ungern

Diese "Hausarbeiten"? Sie müssen sie nicht machen, vor allem nicht, wenn sie viel Zeit in Anspruch nehmen. Stattdessen könnten Sie, wenn die Zeit reif ist, zusätzliche Unterstützung einstellen, die Ihnen hilft. Schließlich sollten Sie sich auf Ihre Stärken besinnen. Führen Sie die Aufgaben aus, die Sie besonders gut beherrschen, bei denen Sie effizient sind oder die Ihnen viel Geld einbringen. 

Wenn Sie also bereit sind, eine Stellenbeschreibung für diese zusätzliche Unterstützung zu erstellen, sollten Sie einige Dinge beachten:

• Erstellen Sie klare Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Diese können sich etwas entmutigend anfühlen, wenn Sie das noch nie gemacht haben. Diese Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Aufgaben wie die Erstellung von Social Media Inhalten oder die Beantwortung von E-Mails werden jedoch die Effizienz und die Qualität Ihrer Arbeit erhöhen - und verhindern, dass Sie Dinge wiederholt erklären müssen
• Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung . Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Aufgaben die betreffende Person übernehmen wird, und vermitteln Sie ihr während des Vorstellungsgesprächs die Vision des Unternehmens, damit sie versteht, wo ihre Rolle hineinpasst
• Planen Sie Besprechungstage in ihren Zeitplan ein. So können Sie zum Beispiel dienstags grobe Entwürfe von Projekten prüfen und Ihr Feedback weitergeben
• Und schließlich, ob über Slack, E-Mail oder Whatsapp, finden Sie einen Weg, um regelmäßig miteinander in Kontakt zu bleiben und sich über die Reaktionszeiten zu verständigen, damit Sie beide auf der gleichen Seite sind. 

9. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

In meinem Leitfaden zum Social Media Manager habe ich bereits über einige meiner Lieblingstools gesprochen, aber eine Sache, die ich hier noch einmal erwähnen möchte, ist Projektmanagementsoftware. 

Anwendungen wie ClickUp oder Asana sind unverzichtbar, wenn Sie den Überblick über Ihre Projekte behalten wollen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um digitale Planer, mit denen Sie Fälligkeitsdaten und Teilaufgaben festlegen und anderen Personen Aufgaben zur Überprüfung oder Fertigstellung zuweisen können. 

Es ist so praktisch, alles an einem Ort zu haben - all Ihre Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chats zwischen Mitarbeitern oder Kollegen. Und das Beste daran ist, dass Sie Ihre Termine für die kommende Woche im Auge behalten und die Dinge entsprechend verschieben können. 

Hier sind einige andere Tools für das Projekt-/Inhaltsmanagement, die ich sehr schätze:

• Trello
• Montag.com
• Notion

10. Versuchen Sie die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der ein Timer verwendet wird, um die Arbeit in Intervalle zu unterteilen, die in der Regel 25 Minuten lang sind und durch kurze Pausen unterbrochen werden.

Früher habe ich geglaubt, dass ich meine Aufgabenliste am besten abarbeiten kann, wenn ich mich hinsetze und mit voller Kraft an einer Sache arbeite - ohne Unterbrechung und ohne Pause. In Wirklichkeit habe ich den Fokus verloren, denn stundenlanges Starren auf einen Bildschirm ist der schnellste Weg zur Prokrastination. 

11. Einen Tapetenwechsel vornehmen

Tag für Tag am gleichen Schreibtisch, im gleichen Raum zu sitzen und die gleichen vier Wände anzustarren, ist der Produktivität und einem effektiven Zeitmanagement nicht förderlich. 

Während der Pandemie war es schwieriger, einen Tapetenwechsel zu bekommen. Aber wenn sich das Leben langsam wieder normalisiert, sollten Sie eine Mitgliedschaft in einem lokalen Co-Working Space in Erwägung ziehen oder einen Vormittag pro Woche in einem Café arbeiten. Selbst ein wenig Zeit außerhalb des Hauses bringt die dringend benötigte Abwechslung in Ihren Tag.

Wenn Sie nicht aus dem Haus gehen können, können kleine Änderungen an Ihrer Einrichtung zu Hause einen großen Unterschied machen. Versuchen Sie es mit einem Stehpult oder ziehen Sie in eine andere Wohnung, um Ihre Umgebung zu verändern. 

12. Einen Feiertag einplanen

Ein Teil des Zeitmanagements besteht darin, zu erkennen, wann man Zeit für eine richtige Pause einplanen muss. Ich spreche nicht von zwei Stunden hier und zwei Stunden dort. 

Ich spreche von einem richtigen Urlaub von der Arbeit - einem, der länger ist als "ein langes Wochenende". Wenn man sich Zeit für sich selbst nimmt, geht es nicht nur darum, Spaß zu haben. Natürlich gehört das auch dazu! Aber sich eine Auszeit vom Laptop zu nehmen, weg von Terminen und Kundenerwartungen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Work-Life-Balance. 

Ständig lange zu arbeiten erhöht den Stress und verringert die Kreativität. Ja, ein Urlaub erfordert eine vorausschauende Planung und eine gewisse Budgetierung, aber er ist es wert. Sie werden mit neuem Elan an die Arbeit zurückkehren, vor Ideen sprühen und bereit sein, an neuen Projekten zu arbeiten.

13. Belohnen Sie sich selbst

Ich sage nicht unbedingt, dass es eine langfristige Zeitmanagementstrategie ist, sich mit Schokolade zu verwöhnen, aber hören Sie mir zu.

Sich selbst ein Stück Schokolade, eine Tasse Tee oder einen Spaziergang um den Block zu gönnen, wenn man eine Arbeit beendet hat, kann sehr effektiv sein. An Tagen, an denen ich mich nicht besonders produktiv fühle, hole ich meine Pomodoro-App hervor und verspreche mir eine Belohnung, sobald ich ein paar 25-minütige Sitzungen hinter mir habe.

Das ist ein großartiger Ansporn, meine täglichen Aufgaben anzugehen und die Prokrastination zu überwinden. Und wenn Sie etwas gesünder sein wollen als ich (und die Schokolade meiden!), könnte Ihre Belohnung eine 10-minütige (verrückte) Tanzübung sein, ein Spaziergang zu Ihrem örtlichen Café für einen Kaffee zum Mitnehmen oder etwas Kuschelzeit mit Ihrem Hund.

14. Lernen Sie, nein zu sagen

Zu guter Letzt noch ein wichtiger Tipp zum Zeitmanagement für jeden Freiberufler oder Online-Unternehmer, der sich weiterentwickeln möchte: Ziehen Sie Grenzen für Ihre Zeit und lernen Sie, nein zu sagen .

Scheuen Sie sich nicht, Anfragen von Kunden abzulehnen, die den Rahmen sprengen, oder Arbeiten abzulehnen, für die Sie keine Zeit haben. Selbst wenn Sie die Zeit haben , müssen Sie die Arbeit nicht machen, wenn sie Sie nicht begeistert oder Ihr Portfolio nicht bereichert. Vor allem, wenn Sie nicht in der Lage sind, Bedingungen auszuhandeln, die für Sie stimmen.

Der große Vorteil, wenn Sie Ihr eigener Chef sind, besteht darin, dass Sie die volle Kontrolle über Ihren Tag haben. Niemand kann Ihnen sagen, was Sie tun sollen. Dennoch sagen wir allzu oft - aus Angst, eine Gelegenheit zu verpassen (glauben Sie mir, es wird sich eine neue ergeben) - zu allem "Ja". Und ehe man sich versieht, ist der Terminkalender voll und man arbeitet (wieder) bis spät in die Nacht oder am Wochenende.

Nehmen Sie also die Kontrolle über Ihre Zeit zurück. Verschenken Sie nicht alles aus Angst, "nein" zu sagen. Sie sind der Chef. Sie machen die Regeln.

Schlussfolgerung

Zeitmanagement ist - genau wie Ihre bevorzugten Arbeitszeiten - eine sehr persönliche Angelegenheit. Nicht alle der oben genannten Ansätze werden für Sie funktionieren, aber ich hoffe, sie haben Sie dazu inspiriert, bewusster mit der Zeit umzugehen, die Sie zum Aufbau Ihrer Karriere nutzen.

Probieren Sie verschiedene Ansätze aus, beobachten Sie, wann Sie sich am produktivsten und energiegeladensten fühlen, und Sie werden sich bald ein effektives Zeitmanagement angewöhnen.