8 Tipps zur Optimierung Ihrer Kunden-Agentur-Beziehung

Eine positive Kunden-Agentur-Beziehung basiert auf gegenseitigem Vertrauen, Respekt, Integrität und Kompetenz. 

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Es gibt keinen schnellen Weg zum Aufbau einer starken, dauerhaften Beziehung zu Ihren Kunden - alle guten Beziehungen brauchen Zeit, um zu gedeihen. Tatsächlich sind nur 56 % der Kunden damit zufrieden, dass sie eine ehrliche und transparente Beziehung zu ihrer Agentur haben. Es gibt jedoch zahlreiche Möglichkeiten, eine positive Beziehung zu pflegen und die langfristige Loyalität Ihrer Kunden zu gewinnen.

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Loyale Kunden sind nicht nur schön zu haben. Sie sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Agentur und steigern die Einnahmen durch regelmäßige Angebote. Außerdem setzen sie sich für Ihr Unternehmen ein und hinterlassen positive Online-Bewertungen. Diese Bewertungen können Ihnen helfen, zukünftige Kunden für Ihre Agentur zu gewinnen und die Glaubwürdigkeit Ihrer Agentur zu steigern.

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Wenn Sie Zeit und Mühe in Ihre Kundenbeziehungen investieren, verhindern Sie, dass Sie unter hoher Abwanderung, negativen Bewertungen und einem schlechten Ruf leiden. Und nicht nur das: Sie steigern auch den Wert Ihrer Kommunikation und sorgen für bessere Problemlösungen, Teamarbeit und Projektergebnisse.

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Sind Sie bereit, erfolgreiche Kunden-Agentur-Beziehungen aufzubauen? Hier finden Sie einige Strategien, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können.

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Bild einer Sitzung

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Klare Kommunikationskanäle einrichten und aufrechterhalten

Oft wird das Scheitern einer Kunden-Agentur-Beziehung durch unzureichend festgelegte Kommunikationsgrenzen verschlimmert. Wenn Sie klar festlegen, wie und wann Ihre Kunden Sie kontaktieren können, demonstrieren Sie die Professionalität und Zuverlässigkeit, die positive Beziehungen fördern.

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Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden ein oder zwei Kanäle fest, die Sie für die Kommunikation nutzen werden. Ganz gleich, ob Sie den Kundenservice über soziale Medien, E-Mail, Slack oder Telefon durchführen, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden die entsprechenden Informationen erhalten.

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Wie unten dargestellt, hat die Reaktionsfähigkeit für 54 % der Kunden oberste Priorität, gleich nach der Kreativität. Daher sollten Sie auch Ihre Verfügbarkeitszeiten, die geschätzten Reaktionszeiten und die Kontaktdaten für Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten angeben.

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Von den Kunden gewünschte Eigenschaften der Agentur Grafik

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Versuchen Sie, regelmäßig mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten, ohne deren Posteingang mit Nachrichten zu überfluten. Strukturieren Sie Ihre Kommunikation so, dass Sie Ihren Kunden bei jedem Gespräch einen Mehrwert bieten.

Vorrang für Transparenz

Ehrlichkeit und Vertrauen sind der Kern jeder guten Beziehung, ob privat oder beruflich. Es kann zwar nervenaufreibend sein, schlechte Nachrichten mitzuteilen, aber Transparenz gegenüber Ihren Kunden bei unrealistischen Erwartungen, Projektverzögerungen oder unerwünschten Ergebnissen ist der Schlüssel, um sich den Respekt Ihrer Kunden zu verdienen.

Transparenz ist auch ein Zeichen für Ihre Glaubwürdigkeit. Niemand möchte einen "Ja-Sager" einstellen, der blind jeder Entscheidung zustimmt. Wenn die Wünsche oder Meinungen Ihres Kunden nicht in dessen bestem Interesse liegen, sollten Sie Ihre ehrliche Meinung kundtun. Wenn Sie Ihren Kunden dazu ermutigen, dasselbe zu tun, fördert dies eine Kultur, die zu gegenseitiger Transparenz, Feedback und Respekt motiviert.

Wenn die Kunden von Ihrer Integrität überzeugt sind, werden sie Ihrer Meinung eher vertrauen und sie schätzen.

Einsatz moderner Technologie 

Die Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen, wird schwierig, wenn Sie nicht über die richtige Technologie verfügen. Und damit meinen wir nicht nur die Technologie, die Sie für die Erbringung Ihrer Dienstleistung benötigen (z. B. Ihre SEO- und Social-Media-Analysetools). Ihr Technologiepaket sollte alles umfassen, von einem CRM-System bis hin zu HR- und Projektmanagement-Software.

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Ein CRM-System sollte im Mittelpunkt Ihres Beziehungsmanagements stehen. Es ist eine Schatztruhe für Kundeninformationen und speichert alles, von den demografischen Daten Ihrer Kunden bis hin zu ihren Vorlieben und ihrer Kaufhistorie. Sie sind also nicht nur ein wichtiges Instrument für die Pflege von Leads, sondern spielen auch eine Schlüsselrolle bei Ihren Strategien zur Kundenbindung und -gewinnung. 

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CRMs sind eine Schatztruhe voller Kundeninformationen. Sie speichern alles, von den Vorlieben Ihrer Kunden bis zu ihrer Kaufhistorie. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter in Ihrem Team Zugriff auf diese Daten, was bedeutet, dass die Kunden an jedem Kontaktpunkt einen personalisierten, maßgeschneiderten Service erhalten können.

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Frau arbeitet an einem Computer

Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass die Förderung positiver Kunden-Agentur-Beziehungen auf Unternehmensebene beginnt. Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter Ihren Kunden den besten Service bieten, müssen Sie ein Arbeitsumfeld schaffen, das eine Kultur der Unterstützung fördert.

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Der Einsatz von HR-Software kann Sie dabei unterstützen. Durch die Automatisierung von HR-Prozessen entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen Verwaltungsaufgaben und ermöglichen es ihnen, sich auf die sinnvolleren, persönlichen Aufgaben zu konzentrieren, mit denen sie Mitarbeiter wirklich einbinden, unterstützen und ihre Fähigkeiten entwickeln können. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter besser in der Lage, auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen und einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.

In Kundenbeziehungen investieren

Noch bevor Sie Ihr erstes Geschäft abgeschlossen haben, sollten Sie Zeit und Mühe in Ihre Kundenbeziehungen investieren. Verfolgen Sie sie nicht nur auf ihren Social-Media-Plattformen und recherchieren Sie gründlich über ihr Geschäft, sondern stellen Sie ihnen auch Fragen, um sie besser kennenzulernen, z. B. nach ihren Werten, Motivationen und Schmerzpunkten.

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Scheuen Sie sich nicht, die Formalitäten zu lockern. Bringen Sie etwas Humor ein und zeigen Sie Ihre Persönlichkeit. Seien Sie authentisch und ansprechbar und melden Sie sich regelmäßig bei ihnen. Die Infografik unten zeigt, dass für 92 % der Kunden die Chemie die wichtigste Eigenschaft ist, die sie bei einer Agentur suchen. Geben Sie also der Sympathie den Vorzug vor der Prahlerei mit Ihren Auszeichnungen!

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Das Bild stammt von setup.us

Infografik über Qualitäten, die Marken von Agenturen erwarten

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Achten Sie darauf, dass Sie während der gesamten Zeit, die Ihr Kunde bei Ihnen verbringt, weiterhin in seine Beziehungen investieren. Dies wird Ihnen helfen, positive und authentische langfristige Beziehungen zu fördern.

Effiziente Verwaltung von Budgets

Es gibt nichts Schlimmeres, als einem Projekt zuzustimmen, nur um später festzustellen, dass das vereinbarte Budget nicht ausreicht. Sicher, Sie können immer noch Ihr Bestes geben, aber Sie riskieren, dass Sie eine minderwertige Arbeit abliefern und Ihre Beziehung zu Ihrem Kunden beschädigen. 

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Aus diesem Grund ist es wichtig, ein realistisches Budget festzulegen (was Sie mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware tun können) und zu versuchen, es möglichst einzuhalten. Dazu gehört auch, dass Sie Ihren Kunden Grenzen setzen und mit ihnen kommunizieren, wenn ihr Budget zu niedrig ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

In die berufliche Entwicklung investieren

Berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten statten Sie und Ihre Mitarbeiter mit den Fähigkeiten aus, die Ihre Agentur benötigt, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Durch die Bereitstellung von Schulungsprogrammen oder die Finanzierung von Online-Kursen können Sie Ihren Mitarbeitern beibringen, wie sie die neuesten Technologien nutzen, ihre Social-Media-Marketing-Fähigkeiten verbessern oder in Videokonferenzen effektiver kommunizieren können.

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Indem Sie die Fähigkeiten Ihrer Talente verbessern, können Sie bessere Ergebnisse erzielen und so den Aufbau guter Kunden-Agentur-Beziehungen fördern.

Einhaltung von Zeitplänen und Fristen

Werden Leistungen nicht rechtzeitig erbracht, kann die Beziehung zwischen Kunde und Agentur zerbrechen, selbst wenn die Leistungen einem hohen Standard entsprechen. Die negativen Auswirkungen, die Verzögerungen auf einen Kunden haben, können die letztendlich erbrachte Leistung aufwiegen und die Kunden veranlassen, sich nach einer zuverlässigeren Agentur umzusehen.

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Die Einhaltung der Zeitpläne und Fristen Ihres Kunden ist ein zuverlässiger Weg, um eine erfolgreiche Beziehung aufzubauen. Sie sollten stets bestrebt sein, die Ergebnisse zum vereinbarten Termin oder früher zu liefern. Dieses Maß an Zuverlässigkeit lässt sich jedoch ohne eine hochwertige Zeitmanagement-Software nur schwer erreichen. 

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Zeitmanagement-Software ist das wichtigste Instrument, um sicherzustellen, dass Fristen so problemlos wie möglich eingehalten werden. Dank des 360-Grad-Einblicks in den Status jedes Projekts können Manager Aufgaben in Übereinstimmung mit den Projektfristen, den Fähigkeiten der Mitarbeiter und den verfügbaren Ressourcen delegieren. Die Mitarbeiter können Aufgaben genau nach Prioritäten ordnen, mehrere Projekte jonglieren und realistische Fristen einhalten, die mit den Benchmarks übereinstimmen.

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Screenshot von Sage

Bildschirmfoto Zeitmanagement

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Natürlich läuft nicht immer alles glatt. Selbst die professionellsten Agenturen sind nicht immun gegen Stromausfälle, Datenverluste, Krankheitsfälle von Mitarbeitern und andere unvorhergesehene Ereignisse, die häufig zu Verzögerungen führen.

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Um diese Herausforderungen zu bewältigen, können Sie unter anderem Folgendes tun:

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Entwickeln Sie realistische Zeitvorgaben: Übermäßiges Selbstvertrauen kann Sie leicht daran hindern, Fristen einzuhalten. Legen Sie vernünftige Zeitpläne und Fristen für Ihre Leistungen fest und teilen Sie diese den Kunden klar mit.

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Berücksichtigen Sie Unvorhergesehenes: Rechnen Sie bei der Festlegung realistischer Fristen einige zusätzliche Tage zu Ihrer vereinbarten Lieferzeit ein. Dies kann Sie bei einer plötzlichen Verzögerung schützen und gibt Ihnen die Möglichkeit, das Problem zu beheben, bevor es sich negativ auf die Beziehung zu Ihrem Kunden auswirkt.

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Seien Sie ehrlich, wenn es zu Verzögerungen kommt: Erinnern Sie sich daran, was wir über Ehrlichkeit gesagt haben? Wenn es zu einer Verzögerung kommt, sollten Sie Ihrem Kunden gegenüber transparent sein und ihn über das Problem informieren, das Sie haben. Wenn Sie ehrlich sind, können Sie negative Gefühle abmildern und eine vertrauensvolle Beziehung aufbauen.

Regelmäßiges Feedback und Berichterstattung

Versuchen Sie, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten, indem Sie ihnen Feedback und Berichte über den Fortschritt ihrer Projekte liefern. Es gibt einige großartige Tools wie das von Iconosquare 

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Dies sollte mehr sein als nur eine einfache Mitteilung, wie weit Sie fortgeschritten sind. Erstellen Sie einen visuell ansprechenden Bericht, der detailliert auf den Stand der Arbeiten eingeht. Visuelle Berichte vermitteln Fakten und Zahlen in einem ansprechenden, leicht verständlichen Format, das wichtige Informationen weitergibt, ohne Ihren Kunden mit Text zu überfordern.

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Machen Sie es sich zur Regel, konsequent zu sein. Legen Sie mit Ihrem Kunden einen Zeitrahmen fest und stellen Sie sicher, dass Sie die Berichte rechtzeitig fertigstellen. So vermeiden Sie, dass Ihre Kunden frustriert sind, wenn sie Sie ständig um Aktualisierungen bitten müssen. 

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Regelmäßige, pünktliche Berichte tragen ebenfalls zur Vertrauensbildung bei. Wenn Sie Ihre Berichte jedes Mal pünktlich übermitteln, werden die Kunden viel mehr Vertrauen in Ihre Fähigkeit haben, die Projekte auch pünktlich zu liefern. 

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Nutzen Sie dazu spezielle Tools für die Zusammenarbeit, wie das von Iconosquare entwickelte. Mit den Kollaborations- und Berichterstattungsfunktionen können Sie Ihre Kunden problemlos über den Fortschritt ihres Projekts auf dem Laufenden halten.

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Screenshot von Iconosquare

Bildschirmfoto der monatlichen Berichterstattung über soziale Medien

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Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Pflege einer starken Kunden-Agentur-Beziehung ist eine zweiseitige Angelegenheit, aber es gibt viele verschiedene Strategien und Techniken, die Sie anwenden können, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Auf diese Weise können Sie die Erfolgsquote von Projekten verbessern, positive Kundenreferenzen gewinnen, die Ihre Glaubwürdigkeit stärken, und schließlich die Loyalität und das Vertrauen Ihrer wertvollen Kunden gewinnen.

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Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen einige umsetzbare Tipps für den Aufbau Ihrer Kundenbeziehungen gegeben hat. Von Ehrlichkeit über den Einsatz moderner Technologien bis hin zu Investitionen in die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter - es gibt viele Strategien, mit denen Sie spielen können. 

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Probieren Sie sie aus, und lassen Sie uns wissen, was für Sie gut ist!

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