Comment amener votre client à payer

Les retards de paiement sont l'un des aspects les plus frustrants de la gestion d'une entreprise de freelance. Comme la plupart des freelances ne disposent pas d'un flux de revenus régulier, ils ne peuvent pas se permettre d'être redevables pendant de longues périodes. 

Que peuvent faire les freelances pour éviter les retards de paiement ?

Dans cet article, nous avons présenté 8 façons pour les freelances d'inciter les clients à payer leurs factures rapidement. Si vous êtes également confronté à un client qui refuse de payer, nous vous proposons quelques conseils qui vous aideront à récupérer votre argent. 

Commençons.

‍‍

Pour les freelances : comment obtenir un paiement rapide de la part de votre client ?

1. Créer un calendrier de paiement

Dès le début du projet, vous devez établir un calendrier de paiement pour le client. Votre client doit savoir combien il devra payer pour vos services et quand il devra payer. Un calendrier de paiement permet d'éviter toute confusion ou surprise au cours du projet. 

Si vous voulez être payé à temps, utilisez un calendrier régulier. Cela signifie que vous ne facturez pas votre client en utilisant un calendrier de 4 semaines pour la première période de facturation, puis en passant à un calendrier de 2 semaines pour la suivante. 

Les cycles de facturation les plus courants sont respectivement "Net 60", "Net 30" et "Net 21". Vous pouvez donc choisir d'être payé tous les 60, 30 ou 21 jours. 

Lorsque vous créez le calendrier, utilisez un langage facile à comprendre. Il existe plusieurs phrases que vous pouvez inclure dans vos conditions de paiement, mais tous les clients ne comprendront pas le sens de ces phrases. 

L'utilisation de termes comme "EOM" ou "COD" peut avoir du sens pour vous, mais pas pour le client. Un client pourrait penser que "COD" signifie "Call of Duty" au lieu de "Cash on Delivery".

ÉVITEZ CECI

• Dès réception
• EOM
• CND
• PIA
• PWD
• Net 14, 21, 30, etc.
• 14 MFI
• Compte mensuel net
• Paiement par étapes
  

DITES PLUTÔT CECI

• Le paiement est attendu immédiatement après réception de la facture
• Fin du mois
• Livraison suivante en espèces
• Paiement à l'avance
• Paiement à la commande
• Paiement 14, 21, 30, etc. jours après la date de facturation.
• 14 du mois suivant la date de la facture
• Le paiement est dû le dernier jour du mois suivant celui de la date de la facture.
• Paiement du montant convenu à l'étape

‍‍

2. Facturer à temps

Plus vite vous envoyez votre facture, plus vite vous êtes payé. 

Au début du projet, renseignez-vous sur ce dont votre client a besoin sur la facture pour vous payer. Certains clients peuvent exiger plus d'informations que d'autres. Incluez des descriptions de ce pour quoi ils paient. Les détails manquants ou les erreurs sur la facture retarderont votre paiement. Prenez donc le temps de la vérifier avant de l'envoyer au client. 

Pour accélérer le processus, disposez d'un modèle de facture que vous pouvez modifier rapidement. 

De même, l'envoi de votre facture à temps montre que vous êtes ponctuel. Lorsque vous traitez avec des clients, évitez toute forme de correspondance tardive. Cela inclut les délais, les réponses aux courriels et la livraison des factures. Montrez à vos clients que vous aimez que les choses soient faites rapidement.

Conseil : envoyez la facture à la bonne personne. Surtout si vous travaillez en free-lance pour une grande entreprise. L'envoi de votre facture à la mauvaise personne peut retarder votre paiement de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines. Demandez toujours qui effectuera le paiement au début du projet.

3.Le suivi

Assurez toujours un suivi après avoir envoyé la facture à votre client. Votre client peut avoir une semaine chargée et oublier d'envoyer le paiement à temps. Pour accélérer le processus, envoyez-lui un rappel poli quelques jours plus tard. Effectuez un suivi fréquent jusqu'à ce que le client paie. 

Vous pouvez utiliser des outils comptables pour rationaliser le processus. (Nous en parlerons dans le prochain conseil). L'utilisation d'outils facilitera l'encaissement des paiements. Plus il est facile pour les clients d'effectuer des paiements, plus vous êtes payé rapidement. Ils automatisent également le processus, ce qui vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches.

4. Utiliser un logiciel de comptabilité

Il existe plusieurs logiciels qui peuvent vous aider à prendre en charge les processus comptables tels que la facturation et le paiement des taxes. 

Vous pouvez utiliser le logiciel pour envoyer des factures directement au client. Certains outils vous permettent de définir des alertes pendant votre cycle de facturation. Cela vous aidera à vous rappeler quand facturer pour un projet. Vous pouvez également envoyer des rappels automatiques à vos clients avant l'échéance de leur paiement. 

L'avantage d'utiliser un logiciel de comptabilité est qu'il permet au client de vous payer en ligne. Accepter les paiements en ligne comporte moins de risques financiers. Vous n'aurez pas à faire face à des problèmes tels que des chèques sans provision. En outre, selon le type de logiciel que vous utilisez, vos clients auront accès à plusieurs options de paiement.

5. Établir une excellente relation avec le client

Il est bon d'entretenir une relation cordiale avec vos clients. Les relations personnelles avec vos clients vous aideront à être payé plus rapidement. Dans le cas où le client n'a pas payé, vous serez plus à l'aise pour demander le paiement. Vous serez également moins stressé lorsque vous enverrez un rappel rapide à un client avec lequel vous avez une bonne relation. 

Vous pouvez montrer à vos clients que vous les appréciez en les mettant en avant dans votre contenu ou en leur offrant un service unique en prime. Les clients apprécieront que vous fassiez un effort supplémentaire. 

Une autre façon d'établir des relations avec les clients est de les récompenser lorsqu'ils paient rapidement. Offrir des remises aux clients lorsqu'ils paient leurs factures à temps peut également vous aider à être payé rapidement lors du prochain cycle de facturation.

6. Demande de paiement anticipé

Ce conseil est très important, surtout lorsque vous travaillez avec un nouveau client. Lorsque vous démarrez un nouveau projet, essayez de négocier un paiement anticipé. Le fait d'être payé d'avance permet d'instaurer la confiance entre le client et le freelance. C'est aussi une garantie que le reste du paiement sera effectué une fois le projet terminé. 

Vous pouvez diviser le projet en étapes ou en points de contrôle. Cela facilite non seulement le paiement, mais aussi la gestion du projet. Vous serez en mesure d'identifier si vous répondez aux exigences de votre client avant d'aller trop loin dans le projet. Par exemple, si vous êtes un gestionnaire freelance de publicité sur les médias sociaux engagé pour créer des campagnes publicitaires sur une période de 3 mois, demandez le paiement après chaque campagne publicitaire.

7. Optez pour un modèle basé sur les honoraires

Si vous facturez actuellement vos clients par projet ou à l'heure, vous pouvez envisager d'opter pour un modèle basé sur les honoraires. 

Qu'est-ce qu'un modèle basé sur des honoraires ?

Un modèle ou un accord basé sur des honoraires est utilisé lorsqu'un client et un freelance travaillent ensemble pendant une longue période sur plus d'un projet. Dans ce modèle, le client paie un taux fixe chaque mois pour les services offerts par le freelance. 

L'utilisation d'un modèle basé sur des honoraires facilite le processus de paiement. 

Comment ?

Les honoraires sont le meilleur moyen d'établir une relation stable avec un client. Le client sait qu'il paie le même tarif tous les mois, ce qui lui permet d'automatiser le processus de facturation. Tout ce que le client doit faire est de mettre en place une facturation récurrente une fois par mois. Grâce au système de fidélisation, vous êtes payé à la même date chaque mois et vous n'avez pas à vous soucier des retards de paiement. Et comme vous n'avez plus à envoyer de factures ou à comptabiliser les heures, vous pouvez vous concentrer pleinement sur l'exécution du projet.

8. Facturer plus souvent

Évitez d'attendre que la facture s'accumule avant de demander le paiement au client. Lorsque la facture devient trop importante, le client peut hésiter à tout payer en une seule fois. Cela signifie qu'il faudra plus de temps pour être payé en totalité. 

Discutez avec votre client de la meilleure façon d'envoyer vos factures. Faites comprendre au client que la facturation régulière l'aidera à gérer le paiement. 

‍‍

Comment traiter les clients qui refusent de payer ?

1. Envoyez des rappels

Si votre client n'a pas effectué son paiement quelques jours après la date d'échéance, la première étape consiste à lui envoyer un rappel poli. Votre logiciel de comptabilité peut vous aider à envoyer ce rappel. Vous pouvez également utiliser un modèle de rappel de paiement pour vous aider à créer un rappel professionnel. Dans l'e-mail, veillez à faire savoir au client que la date d'échéance est dépassée et à lui indiquer le montant qu'il doit payer. 

Pour inciter le client à agir, vous pouvez lui indiquer les pénalités de retard qu'il encourra en cas de retard de paiement. (Veillez à inclure la clause relative aux pénalités de retard lorsque vous envoyez votre contrat et vos conditions de paiement). Joignez également la facture originale que vous lui avez envoyée à titre de référence.

2. S'adresser directement à l'équipe chargée de la facturation ou des finances du client.

Si vous travaillez avec une entreprise ou une agence, vous pouvez essayer de vous adresser à l'équipe chargée de la facturation ou des finances du client plutôt qu'à votre contact commercial habituel au sein de l'entreprise. Le service de facturation aura plus de détails sur le statut de votre facture. Il peut vous dire s'il y a un problème qui l'empêche de vous payer. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple qu'une information erronée dans votre facture qui retarde votre paiement. Par rapport à vos contacts commerciaux quotidiens, le service de facturation est plus à même de vous donner une date réaliste pour le paiement.

3. Engagez une agence de recouvrement

Si vous avez essayé les deux premières étapes et que le client refuse toujours de payer, vous pouvez engager une agence de recouvrement pour vous aider à récupérer votre argent. Vous devez savoir que si les agences de recouvrement réussissent souvent à recouvrer les paiements des débiteurs, elles peuvent être très coûteuses. Certaines d'entre elles facturent jusqu'à 50 % du paiement total. Si vous décidez de suivre cette voie, assurez-vous de travailler avec une bonne agence. Consultez cette liste d'agences de recouvrement pour trouver des agences réputées avec lesquelles vous pouvez travailler.

4. Amener le client devant un tribunal des petites créances

Si l'argent que le client vous doit n'est pas trop élevé, vous pouvez le poursuivre et le traîner devant un tribunal des petites créances. La plupart des États ont des tribunaux des petites créances qui président aux litiges impliquant de petites sommes d'argent. Selon l'État, la somme que vous pouvez réclamer se situe entre 2 000 et 10 000 dollars. Et contrairement à une agence de recouvrement, ces tribunaux sont rapides et peu coûteux. Vous n'avez pas non plus besoin d'un avocat. Vous pouvez vous représenter vous-même et si le client ne se présente pas au tribunal le jour du procès, vous gagnez par défaut.

Conseil : avant de poursuivre le client en justice, envoyez une lettre de mise en demeure demandant le paiement. Dans cette lettre, indiquez le montant que le client vous doit, exigez le paiement avant une date précise et informez-le que vous engagerez une action en justice s'il ne paie pas rapidement.

5. Aller à l'arbitrage

Vous pouvez amener votre client à l'arbitrage au lieu d'aller au tribunal. La principale différence entre un procès et l'arbitrage est qu'il est moins formel. Le litige est supervisé par un arbitre et non par un juge. Ne vous inquiétez pas, le jugement de l'arbitre a le même poids que celui d'un juge. L'arbitrage est également un moyen rapide et peu coûteux d'obtenir le paiement d'un client récalcitrant.

6. Commencez à facturer des frais de retard

Un moyen efficace d'encourager les clients à payer rapidement est d'inclure les frais de retard dans vos conditions de paiement. Conseil : avant d'ajouter les frais de retard à votre facture, assurez-vous d'en parler d'abord au client. Vous pouvez lui indiquer les conditions de paiement afin qu'il ne soit pas surpris de voir les frais par écrit.

7. Proposer un plan de paiement

Certains clients peuvent vouloir vous payer, mais en être incapables. Cela peut être dû à un manque de fonds ou à une erreur de budgétisation. Dans ce cas, le client peut vouloir économiser autant que possible pour éviter la faillite de son entreprise. Si le client a payé régulièrement dans le passé mais qu'il a maintenant du mal à le faire, vous pouvez lui proposer un plan de paiement.

Pour faciliter la tâche du client, vous pouvez diviser sa facture impayée en petits pourcentages et les ajouter aux suivantes. Vous devriez également facturer vos clients plus souvent afin que les paiements soient peu élevés et faciles à gérer.