Conseils de gestion du temps pour les indépendants et les propriétaires d'entreprises en ligne

Quelle est la chose la plus difficile dans le métier de freelance ?

On pourrait vous pardonner de penser qu'il s'agit de clients difficiles, de dossiers exigeants ou d'un manque d'interaction quotidienne avec les collègues.

A mon humble avis, la réponse est : Gérer son temps. 

La gestion du temps est la chose la plus difficile à maîtriser, en particulier lorsque vous débutez en tant que freelance ou propriétaire d'une entreprise en ligne. 

Il n'y a pas de limite au nombre d'heures que vous pouvez travailler. Personne pour vous dire de vous lever de votre bureau et d'aller faire une pause (sauf peut-être un partenaire ou un colocataire qui souffre depuis longtemps). 

Il faut de l'entraînement et de la discipline pour devenir un excellent gestionnaire du temps. Et il faut aussi un sérieux changement d'état d'esprit. Il ne s'agit plus de penser que l'on ne peut réussir que si l'on travaille toutes les heures du jour, mais de reconnaître que c'est en optimisant son temps que l'on obtient plus de bénéfices et que l'on peut faire évoluer son entreprise. 

C'est pourquoi cet article se concentre sur les principaux conseils de gestion du temps pour les freelances et les propriétaires d'entreprises en ligne. Si vous parvenez à mettre en œuvre ne serait-ce que quelques-uns de ces conseils, vous serez sur la voie de l'argent, de la liberté et du bonheur - plus rapidement.

1. Fixez vos horaires de travail

Ce qui est merveilleux quand on travaille à son compte, c'est qu'on a beaucoup plus de contrôle sur les heures de travail.

Un oiseau de nuit ? Pas de problème. Un lève-tôt ? C'est facile. Tant que vous respectez les délais et que vous vous présentez aux réunions importantes avec les clients, quand vous faites le gros de votre travail, c'est vous qui décidez. Vous pouvez enfin tirer parti du moment où vous vous sentez le plus productif - au lieu d'être à la merci du typique 9-6.

Cependant, au début, de nombreux freelances ne communiquent pas ces horaires aux clients. Et si vous n'êtes pas honnête dès le départ, les clients s'attendront à ce que vous répondiez à des courriels et que vous vous présentiez à des réunions à différents moments de la journée. 

Cela conduit de nombreux freelances et propriétaires d'entreprises en ligne à travailler tout le temps. La vie dont vous rêviez - vous réveiller tard, avoir le temps de vous promener ou vous déconnecter tôt parce que votre journée commençait à 7 heures du matin - n'est plus en vue et vous vous demandez pourquoi et comment vous êtes soudainement redevenu un esclave des clients. 

Avant de vous retrouver dans cette situation trop familière, faites le point sur votre calendrier et déterminez vos heures de travail. Ensuite, lorsque vous prenez un nouveau client, soyez clair sur vos heures d'ouverture et vos délais de réponse. 

Cela peut sembler audacieux au début, mais les clients respecteront vos limites - si vous les fixez. 😉 ...

2. Lancer le blocage du calendrier

J'ai déjà parlé du blocage de calendrier dans cet article sur les choses que j'aurais aimé savoir avant de devenir freelance. Croyez-en l'expérience de cet ancien amateur de listes de tâches, le blocage de calendrier est l'un des meilleurs moyens pour les freelances et les propriétaires d'entreprises en ligne de gérer efficacement leur temps.

Pourquoi ? Parce que le cerveau humain a besoin de paramètres pour travailler. Sinon, nous sommes victimes de la loi de Parkinson :

"Le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement".

☝️Si vous étiez jusqu'à présent un amoureux des listes de choses à faire, alors ceci va résonner fort. Combien de fois êtes-vous arrivé à la fin de votre journée de travail pour regarder votre liste de choses à faire et vous demander : comment se fait-il qu'il me reste encore des choses sur la liste ? !

C'est le problème des listes de choses à faire. Le blocage du calendrier, en revanche, vous permet de vous concentrer. En planifiant chaque minute de votre semaine, vous vous protégez contre les distractions et augmentez votre concentration. 

Cal Newport, l'auteur de Deep Work, un livre conçu pour aider les gens à rester concentrés dans un monde distrait, écrit : 

"Parfois, les gens me demandent pourquoi je me donne la peine de planifier de manière aussi détaillée. Ma réponse est simple : cela génère une quantité massive de productivité. J'estime qu'une semaine de travail bloquée de 40 heures produit la même quantité de résultats qu'une semaine de travail de plus de 60 heures poursuivie sans structure."

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du blocage du calendrier :

• Veillez à réserver du temps pour les pauses (ainsi que pour le déjeuner). Faire de courtes promenades ou même simplement se lever et quitter son bureau pendant 10 minutes est essentiel à la productivité. Mais si vous ne prévoyez pas ces pauses, elles n'auront pas lieu.
• Nous faisons tous l'expérience de ce que l'on appelle le "résidu d'attention". En d'autres termes, il nous faut 10 à 15 minutes pour nous remettre dans la zone après avoir terminé une tâche et chaque fois que nous nous laissons distraire, notre capacité d'attention s'amenuise lentement. Veillez à vous accorder une pause suffisante entre les tâches quotidiennes - et surestimez le temps que chacune d'entre elles vous prendra - pour maintenir votre concentration. 
• Modifiez votre processus si nécessaire. Le blocage efficace de l'agenda demande de la pratique, alors donnez-vous la permission d'être flexible et de déplacer les tâches si nécessaire en cas d'imprévu.

3. Fixez des objectifs chaque mois

Comme le dit Seth Godin, la clé du succès est de se fixer des objectifs. Il écrit :

"Le truc avec les objectifs, c'est que vivre sans eux est beaucoup plus amusant, à court terme. Il me semble cependant que les personnes qui font avancer les choses, qui dirigent, qui grandissent et qui ont un impact... ces personnes ont des objectifs."

Mais quel est le rapport entre la fixation d'objectifs et la gestion du temps ? Eh bien, lorsque vous savez ce à quoi vous aspirez, vous pouvez élaborer un programme qui vous permettra d'y parvenir. 

Par exemple, disons que votre objectif du mois prochain est d'augmenter votre salaire de 25 %. Quel que soit le montant que cela représente en dollars, déterminez le nombre de projets que vous devez entreprendre pour atteindre cet objectif. 

Devez-vous augmenter vos tarifs ? Très probablement, sinon vous allez vous épuiser à générer ce revenu supplémentaire. Sans parler du fait qu'en tant qu'indépendant, vous devez tenir compte des congés de maladie ou de vacances pour lesquels vous ne serez pas payé.

Il existe de nombreux outils pratiques en ligne, comme ce calculateur de taux de freelance, pour vous aider. Vous pouvez entrer votre salaire souhaité (moins les dépenses) et le nombre de jours et d'heures que vous souhaitez travailler chaque semaine pour obtenir votre tarif de freelance.

4. Suivez votre temps

Il est difficile de gérer correctement son temps si l'on n'a aucune idée de la destination de son temps. 

Pour reprendre le contrôle de votre agenda - et éviter qu'il ne vous contrôle - utilisez un outil de suivi comme RescueTime ou Clockify pour savoir où vous êtes le plus distrait, à quel moment de la journée vous êtes le plus productif, et fixez des objectifs concernant le temps passé sur le courrier électronique, réseaux sociaux, ou le développement personnel.

Nous sommes mauvais lorsqu'il s'agit d'estimer le temps que prendront les tâches à accomplir. Nous avons tendance à être très optimistes quant à la quantité de travail que nous pouvons accomplir en une journée. C'est ce que l'on appelle le sophisme de la planification, un biais cognitif proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979. Ils ont affirmé que : 

"Les scientifiques et les écrivains sont notoirement enclins à sous-estimer le temps nécessaire pour mener à bien un projet, même lorsqu'ils ont une expérience considérable des échecs passés à respecter les calendriers prévus."

Se sentir constamment en retard sur son planning est accablant et contre-productif. La première étape pour remédier à ce problème est de comprendre le temps que prennent les tâches individuelles, en se basant sur des données et non sur l'instinct .  

5. Reprenez le contrôle de vos e-mails

Combien de temps passez-vous à gérer vos e-mails chaque jour ? Je parie que c'est plus que vous ne le pensez. Ce qui commence par une vérification rapide peut facilement se transformer en une heure de lecture, de rédaction, d'édition et d'envoi d'e-mails, dont beaucoup n'ont pas besoin d'être traités immédiatement.

C'est pourquoi avoir une stratégie pour gérer votre boîte de réception est l'un des meilleurs conseils de gestion du temps que je puisse vous donner. Voici quelques changements faciles à mettre en œuvre si vous avez l'impression que les e-mails prennent le dessus sur votre vie :

• Répondre aux courriels une fois par jour

• Vous pouvez consulter votre boîte de réception plusieurs fois par jour (en cas d'urgence), mais ne répondez aux messages qu'une fois par jour.

• Créer des modèles d'e-mails

• Écrire le même courriel encore et encore est épuisant (et une GRANDE perte de temps !). Parcourez votre dossier Sent et créez des modèles pour les courriels que vous envoyez le plus souvent, par exemple (1) un retour d'information, (2) des nouvelles d'un ancien client, (3) une demande d'informations sur vos services, etc. Laissez un peu de place pour la personnalisation - et c'est parti !

• Utilisez des filtres

• Les filtres sont excellents pour gérer les e-mails en fonction des préférences et des priorités. Vous pouvez définir des filtres pour certaines adresses électroniques, certains titres d'objet, le corps du texte, etc. Ces courriels seront automatiquement triés dans le bon dossier, ce qui minimisera votre gestion quotidienne des courriels.

• Fixez une limite de temps pour les e-mails

• Réservez un créneau horaire quotidien pour traiter vos e-mails. Pour moi, c'est en fin d'après-midi, lorsque je me sens moins créatif et que je ne consacre donc pas ma précieuse énergie créative aux e-mails. Si vous n'avez pas fini de répondre à vos e-mails dans ce créneau, continuez le jour suivant. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber les autres.

6. Gagner du temps dans l'organisation des réunions

L'une des plus grandes pertes de temps en freelance est la communication avec les clients (et les clients potentiels) au sujet des réunions. Donc, plutôt que de perdre des onces de votre précieuse énergie créative à essayer de décider entre ce jour - ou cette heure - je vous recommande d'explorer des solutions comme Acuity ou Calendly.

Ces deux logiciels de prise de rendez-vous éliminent le casse-tête de la prise de rendez-vous. Vous indiquez vos disponibilités - ce qui est particulièrement important pour fixer des limites avec les clients dès le départ - et vous partagez le lien du calendrier avec les personnes concernées afin qu'elles puissent prendre rendez-vous elles-mêmes. C'est presque comme si vous aviez un assistant personnel ! 

Si vous débutez, je vous recommande d'utiliser Calendly. C'est gratuit et simple à utiliser. Si vous disposez d'un budget un peu plus important et/ou si vous voulez quelque chose avec un peu plus de cloches et de sifflets, Acuity est un excellent choix. Quel que soit votre choix, votre boîte de réception - et votre patience - vous en remercieront. 

7. Supprimer les e-mails de votre téléphone

Outre la mise en place de filtres et la création de modèles d'e-mails, l'un de mes conseils préférés en matière de gestion du temps pour les freelances consiste à supprimer les e-mails de votre téléphone. Ou, à tout le moins, de désactiver les notifications push.

Essayer de ne pas regarder son téléphone plusieurs fois par jour - en particulier lorsque l'on travaille sur réseaux sociaux - est pratiquement impossible. Alors, au lieu d'enfermer votre téléphone dans une autre pièce, supprimez l'application de messagerie et/ou les notifications. Il est étonnant de constater à quel point vous pouvez être plus productif lorsque vous n'êtes pas (constamment) distrait par une ligne d'objet intrigante qui illumine votre téléphone. 

Conseil supplémentaire : j'ai également désactivé les notifications Whatsapp sur mon téléphone. Le temps que j'ai gagné en évitant d'être pris dans de multiples discussions de groupe m'a aidé à accomplir mes tâches quotidiennes beaucoup plus rapidement. 

8. Engager une aide supplémentaire

Si vous avez du mal à suivre le rythme de travail des clients, il est peut-être temps d'engager des indépendants ou un employé à temps partiel pour vous aider. 

La première chose à faire est de décider ce pour quoi vous avez besoin d'aide. Le suivi de votre temps vous permettra de savoir quelles tâches occupent la majeure partie de votre journée. Rédigez ensuite vos tâches et classez-les par catégories : Forces, Compétences et Corvées (merci à Shannon de The Social Bungalow pour m'avoir fait découvrir ces catégories) :

• Points forts = vous êtes excellent *et* efficace dans ces domaines.
• Compétences = vous êtes bon dans ces domaines, mais vous pouvez être un goulot d'étranglement. 
• Tâches ménagères = vous vous en sortez bien, mais vous n'aimez pas du tout les faire.

Ces "corvées" ? Vous n'êtes pas obligé de les faire, surtout si elles vous prennent beaucoup de temps. Au lieu de cela, lorsque le moment est venu, vous pouvez engager des personnes supplémentaires pour vous aider. Après tout, vous devriez vous appuyer sur vos points forts. Effectuez les tâches dans lesquelles vous excellez, pour lesquelles vous êtes efficace ou qui vous rapportent de l'argent. 

Ainsi, lorsque vous êtes prêt à créer une description de poste pour ce soutien supplémentaire, voici quelques éléments à prendre en compte :

• Créez des procédures opérationnelles normalisées (POS) claires. Ces procédures peuvent sembler un peu intimidantes à mettre en place si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Cependant, ces instructions étape par étape pour des tâches telles que la création de contenu sur réseaux sociaux ou la réponse aux courriels augmenteront l'efficacité et la qualité de votre travail - et vous éviteront d'avoir à expliquer les choses à plusieurs reprises
• Faites en sorte que la description du poste soit détaillée. Soyez très clair sur les tâches qui incombent à cette personne et, au cours de l'entretien, communiquez-lui la vision de l'entreprise afin qu'elle comprenne où se situe son rôle.
• Intégrez les jours de révision dans leur emploi du temps. Par exemple, le mardi, vous examinez les ébauches de projets et partagez vos commentaires.
• Enfin, que ce soit par le biais de Slack, d'un courriel ou de Whatsapp, trouvez un moyen de rester en contact régulier et soyez clair sur les délais de réponse afin d'être sur la même longueur d'onde. 

9. Utiliser les bons outils

J'ai parlé de certains de mes outils préférés dans mon guide pour devenir un manager réseaux sociaux , mais il y a une chose que je veux mentionner à nouveau ici, c'est le logiciel de gestion de projet. 

Des applications comme ClickUp ou Asana sont essentielles pour vous aider à garder le contrôle de vos projets. Il s'agit essentiellement de planificateurs numériques qui vous permettent de fixer des dates d'échéance, des sous-tâches et d'assigner du travail à d'autres personnes pour qu'elles le révisent ou le terminent. 

C'est tellement pratique de tout avoir en un seul endroit - toutes vos tâches, vos documents, vos objectifs et les discussions entre collaborateurs ou collègues. Et le meilleur, c'est que vous pouvez garder un œil sur vos échéances pour la semaine à venir et faire évoluer les choses en conséquence. 

Voici d'autres outils de gestion de projet/contenu que j'aime beaucoup :

• Trello
• lundi.com
• Notion

10. Essayez la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui utilise un minuteur pour diviser le travail en intervalles, traditionnellement de 25 minutes, séparés par de courtes pauses.

J'avais l'habitude de croire que le fait de m'asseoir et de travailler d'arrache-pied - sans interruption ni pause - était le meilleur moyen d'arriver à bout de ma liste de choses à faire. En réalité, je perdais ma concentration, car fixer un écran pendant des heures est la voie la plus rapide vers la procrastination. 

11. Changez de décor

Rester assis au même bureau, dans la même pièce, à fixer les quatre mêmes murs jour après jour n'est pas propice à la productivité ni à une gestion efficace du temps. 

Pendant la pandémie, il était plus difficile de changer d'air. Mais à mesure que la vie revient à la normale, envisagez d'adhérer à un espace de travail collectif local ou de travailler dans un café un matin par semaine. Même un peu de temps passé à l'extérieur de la maison injectera une stimulation bien nécessaire dans votre journée.

Pour les moments où vous ne pouvez pas sortir de chez vous, de petits changements peuvent faire une grande différence. Essayez un bureau debout ou changez d'endroit dans votre maison pour changer votre environnement. 

12. Programmer un jour férié

Une partie de la gestion du temps consiste à reconnaître le moment où vous devez prévoir une pause adéquate. Je ne parle pas de deux heures par-ci, deux heures par-là. 

Je parle d'un véritable congé du travail - un congé qui dure plus longtemps qu'un "long week-end". Prendre du temps pour soi ne consiste pas seulement à s'amuser. Bien sûr, cela en fait partie ! Mais prendre du temps loin de votre ordinateur portable, loin des délais et des attentes des clients, est un élément essentiel de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

Travailler en permanence pendant de longues heures augmente le stress et réduit la créativité. Oui, prendre des vacances nécessite une planification préalable et un peu de budget, mais cela en vaut vraiment la peine. Vous reviendrez au travail avec un nouveau souffle, des idées plein la tête et prêt à travailler sur de nouveaux projets.

13. Accordez-vous des récompenses

Je ne dis pas nécessairement que s'offrir du chocolat est une stratégie de gestion du temps à long terme, mais écoutez-moi bien.

S'offrir un morceau de chocolat, une tasse de thé ou un tour de pâté de maisons quand on a terminé un travail peut être très efficace. Les jours où je ne me sens pas très productive, je sors mon application Pomodoro et je me promets de me faire plaisir après deux sessions de 25 minutes.

C'est une excellente motivation pour m'atteler à mes tâches quotidiennes et vaincre la procrastination. Et si vous voulez être un peu plus sain que moi (et éviter le chocolat !), votre plaisir pourrait être une danse (folle) de 10 minutes, une promenade jusqu'à votre café local pour un café à emporter, ou un moment de câlin avec votre chien.

14. Apprenez à dire non

Le dernier conseil, mais non le moindre, est un conseil de gestion du temps essentiel pour tout freelance ou propriétaire d'une entreprise en ligne qui souhaite se développer : délimiter son temps et apprendre à dire non.

N'ayez pas peur de repousser les demandes des clients qui dépassent votre champ d'action ou de refuser un travail que vous n'avez pas le temps de faire. Même si vous avez le temps, si ce n'est pas un travail qui vous met en valeur ou qui enrichit votre portefeuille, vous n'avez pas besoin de le faire. Surtout si vous n'êtes pas en mesure de négocier des conditions qui vous conviennent.

L'énorme avantage d'être son propre patron est que vous avez le contrôle total de votre journée. Personne ne peut vous dire ce que vous devez faire. Pourtant, trop souvent, par peur de laisser passer une opportunité (croyez-moi, une autre se présentera), nous disons "oui" à tout. En un rien de temps, votre agenda est plein à craquer et vous devez travailler tard (encore) ou pendant le week-end.

Alors, reprenez le contrôle de votre temps. N'abandonnez pas tout par peur de dire "non". C'est vous le patron. C'est vous qui fixez les règles.

Conclusion

La gestion du temps - tout comme vos horaires de travail préférés - est une affaire très personnelle. Toutes les approches décrites ci-dessus ne vous conviendront pas forcément, mais nous espérons qu'elles vous ont inspiré une gestion plus intentionnelle du temps que vous utilisez pour construire votre carrière.

Essayez différentes approches, notez les moments où vous vous sentez le plus productif et le plus énergique, et vous prendrez rapidement l'habitude de gérer efficacement votre temps.