18 octobre 2023
Dernière mise à jour
10.18.2023
05 MIN.
Une équipe freelance spécialisée dans les médias sociaux est un atout majeur, mais seulement si elle est bien gérée. Apprenez à gérer efficacement votre équipe et à tirer le meilleur parti de votre partenariat.
Marie Kelchlin
Si vous êtes à la recherche d'un moyen efficace et productif d'intensifier vos efforts de marketing sur les médias sociaux, vous pouvez envisager de travailler avec des freelances spécialisés dans les médias sociaux. Ces professionnels sont généralement des experts dans leur domaine, ce qui vous permet de constituer une équipe diversifiée et efficace pour gérer l'ensemble de votre présence sur les médias sociaux.
De plus, comme ils travaillent à distance, les freelances des médias sociaux n'ont pas besoin d'espace de bureau ou d'équipement supplémentaire, ce qui vous permet de maintenir vos frais généraux à un niveau peu élevé. Gérer une équipe de médias sociaux freelance prospère est cependant plus facile à dire qu'à faire.
Vous ne pouvez pas interagir avec eux au bureau et ils ont besoin de plus de flexibilité et d'autonomie. Ils peuvent également se sentir moins impliqués dans vos objectifs commerciaux et vos relations avec les clients.
Alors, comment vous assurer que vos pigistes en médias sociaux donnent le meilleur d'eux-mêmes, qu'ils se sentent liés à votre entreprise et qu'ils obtiennent des résultats étonnants ?
Poursuivez la lecture de notre guide, où nous aborderons huit conseils sur la manière de gérer efficacement une équipe de médias sociaux freelance, afin de vous aider à tirer le meilleur parti de votre partenariat.
Tout d'abord, il est important de comprendre les forces et les faiblesses des freelances en médias sociaux avec lesquels vous travaillez. Cela vous aidera à constituer une équipe bien équilibrée, dotée des compétences nécessaires pour gérer tous les aspects de votre stratégie en matière de médias sociaux.
Cela vous aidera également à déléguer des responsabilités afin de maximiser les compétences de chaque pigiste en médias sociaux. Par exemple, l'un de vos freelances possède-t-il d'excellentes compétences en matière de conception graphique ? Dans ce cas, il serait logique de lui confier l'essentiel du travail de conception de vos posts sur les médias sociaux.
Dans certains cas, cependant, il n'est pas évident de déterminer les points forts et les points faibles de vos freelances spécialisés dans les médias sociaux. La façon la plus évidente est de vérifier leur CV et leur expérience passée, par exemple en contactant certains de leurs clients.
Vous pouvez également leur parler de leurs compétences lorsque vous les embauchez, y compris des compétences non techniques telles que le travail d'équipe et la gestion du temps - des caractéristiques essentielles pour travailler en tant que freelance dans le domaine des médias sociaux.
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Ensuite, vous devez définir le rôle et les responsabilités de chacun et les communiquer aux autres membres de l'équipe. Vous éviterez ainsi toute confusion ou le sentiment frustrant de "marcher sur les plates-bandes de quelqu'un". De même, cela permettra à chaque freelance spécialisé dans les médias sociaux de savoir à qui s'adresser en cas de question ou de doute.
Par exemple, si votre équipe de freelance pour les médias sociaux est composée d'un rédacteur, d'un concepteur et d'un planificateur de contenu, vous devez vous assurer que chacun d'entre eux sait exactement à qui s'adresser lorsqu'il a besoin d'aide pour la planification, la rédaction et la conception.
Une fois que vous avez défini les rôles, vous pouvez aller de l'avant et attribuer les tâches en fonction des compétences ou de l'expertise, voire de l'ancienneté. L'un de vos free-lances est un expert en marketing numérique avec plus de dix ans d'expérience ? Dans ce cas, vous devriez lui confier les tâches de marketing les plus importantes.
Pour optimiser encore davantage le processus, envisagez d'utiliser la matrice RACI pour attribuer les rôles :
Par exemple :
Image créée par Nick Brown
Vous devez également définir clairement vos objectifs pour chaque canal de médias sociaux et la manière dont ils sont liés aux objectifs plus généraux de votre entreprise. Sur cette base, vous pouvez fixer des objectifs pour l'ensemble de l'équipe, ainsi que des objectifs pour chaque freelance.
Les buts et les objectifs permettent à votre équipe de rester concentrée et de savoir clairement ce que vous attendez d'elle. De plus, en communiquant ces objectifs à tous, vous les aidez à comprendre l'impact qu'ils ont sur l'activité de l'entreprise. Le résultat ? Des free-lances plus engagés et plus performants.
Les objectifs que vous choisissez doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Actionnables, Réalisteset Temporels.
Par exemple, l'un des objectifs de votre entreprise est d'augmenter le taux d'engagement sur les médias sociaux. L'objectif de votre équipe pourrait être d'augmenter le taux d'engagement de X par mois. À partir de là, vous pouvez fixer des objectifs individuels, tels que :
Lorsque vous gérez une équipe de free-lances à distance, une communication claire et ouverte est essentielle. Les free-lances doivent pouvoir vous contacter pour vous poser des questions et communiquer entre eux lorsque le besoin s'en fait sentir.
Une vidéoconférence mensuelle est un bon moyen de faire le point avec l'ensemble de l'équipe. Si nécessaire, vous pouvez même ajouter une réunion hebdomadaire rapide. Veillez simplement à ne pas programmer trop de réunions, car cela peut s'avérer contre-productif pour une équipe d'indépendants.
Pour une communication moins urgente sur les tâches quotidiennes, vous pouvez mettre en place un canal de discussion d'équipe sur une plateforme telle que Slack, par exemple.
Facebook Workplace est une autre solution idéale pour la collaboration à distance. Vous pouvez y créer un chat de groupe, organiser une vidéoconférence et bien d'autres choses encore sans passer d'une plateforme à l'autre.
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Si votre équipe de freelances en médias sociaux est susceptible d'évoluer au fil du temps, vous pouvez également souhaiter établir des flux de travail et des processus clairs, à maintenir en place chaque fois qu'une nouvelle personne vous rejoint. Des flux de travail prédéterminés améliorent en effet la cohérence et l'efficacité, en permettant à chaque freelance spécialisé dans les médias sociaux de comprendre vos processus de médias sociaux dès le départ.
À titre d'exemple, voici un flux de travail hypothétique pour la création et la publication de contenu :
Pour que votre équipe de free-lances soit efficace, elle doit collaborer et partager ses connaissances. Il en va de même pour les employés internes avec lesquels ils travaillent. La collaboration améliore l'efficacité, tandis que le partage des connaissances permet d'éviter les cloisonnements et d'améliorer la qualité du travail.
Par exemple, si vous organisez régulièrement des réunions d'équipe et que vous permettez aux free-lances de participer à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, ils se sentiront beaucoup plus impliqués dans l'entreprise dans son ensemble. Et si les free-lances se sentent à leur place, ils seront plus enclins à travailler ensemble, à partager leurs connaissances et à s'entraider.
À cet effet, il peut être utile d'investir dans une application de collaboration d'équipe telle que Slack ou Google Docs. Vous pouvez même créer un centre de connaissances en ligne auquel chacun peut contribuer et dont il peut tirer des enseignements. C'est également un endroit idéal pour conserver les guides de style de l'entreprise et d'autres documents importants.
Mais la création d'une véritable culture de collaboration et de partage des connaissances est aussi une question d'état d'esprit. Tout commence par le fait d'encourager votre équipe à poser des questions, à donner son avis et à s'exprimer librement et en toute sécurité. Si les free-lances sentent qu'ils peuvent exprimer ouvertement leurs sentiments et leurs idées, ils seront plus enclins à coopérer sur leurs projets communs de médias sociaux.
Image sourcée de financesonline.com
Assurez-vous que votre équipe de pigistes des médias sociaux a accès aux ressources dont elle a besoin pour faire son travail. Cela inclut les guides de style, la culture d'entreprise et le ton de la voix : en gros, tout ce dont ils ont besoin pour créer du contenu qui représente votre marque.
Comme nous l'avons dit précédemment, un centre de connaissances en ligne est un endroit idéal pour conserver ces informations. Il existe de nombreuses plateformes de collaboration et de partage des connaissances que vous pouvez utiliser pour vous aider à créer cet outil. Vous pouvez également créer un dossier d'intégration adapté à chaque rôle au sein de l'équipe. Et, bien sûr, assurez-vous qu'ils savent à qui s'adresser en cas de questions, de réclamations ou de retour d'information.
Le développement professionnel est un autre élément que vous devez prendre en considération lorsque vous traitez avec votre équipe de free-lances. En effet, ce n'est pas parce que ces personnes travaillent en tant que free-lances qu'elles ne doivent pas avoir accès aux mêmes possibilités de développement professionnel que les employés internes.
Encouragez-les à participer à des webinaires et à des ateliers en ligne, et proposez-leur des formations pour les aider à s'améliorer. Vous pouvez également adapter ces formations en fonction de l'étape où ils se trouvent dans leur parcours de freelance et des domaines dans lesquels ils ont le plus de difficultés.
Prenons l'exemple des finances, l'un des domaines les plus complexes et les plus longs à gérer pour les free-lances débutants. Si l'un des membres de votre équipe vient de commencer à travailler en tant que free-lance, pourquoi ne pas lui proposer une formation sur l'autoévaluation de la comptabilité qui soit adaptée à la législation fiscale de son pays ? En fait, votre équipe de free-lances peut être composée de personnes originaires des États-Unis, du Royaume-Uni, d'Australie et d'ailleurs.
À l'inverse, un freelance plus expérimenté qui est déjà confiant en matière de comptabilité peut apprécier une formation plus approfondie pour l'aider à progresser dans son travail - comme un rédacteur de médias sociaux qui devient responsable du contenu, ou un analyste qui apprend à tirer parti d'un outil d'écoute des médias sociaux.
Les free-lances accordent autant d'importance à l'évolution de leur carrière que les salariés. En prenant le temps de les aider, vous pouvez les encourager à faire de votre entreprise un client régulier.
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Enfin, vous devez suivre et analyser les performances de votre équipe de freelances en médias sociaux. Le suivi du temps est particulièrement important si vous payez les freelances à l'heure, mais il vous permet également de savoir comment ils utilisent leur temps. Si vous remarquez des zones d'inefficacité, vous pouvez leur donner des conseils sur la manière d'améliorer leur productivité.
Il existe toute une série d'applications de suivi du temps en ligne, telles que Clockify et TimeCamp. Certaines d'entre elles sont même gratuites et beaucoup permettent d'aligner les horaires de travail et les décalages horaires à travers le monde. Parlez-en d'abord à votre équipe pour trouver une application avec laquelle elle se sente à l'aise
En outre, envisagez d'utiliser un logiciel de fiches de paie en ligne vérifié par l'IRS ou le HMRC, etc. en fonction de l'endroit où vos free-lances sont basés. Cela garantira que vos free-lances sont payés à temps, favorisera la transparence et leur facilitera la tâche lorsque la saison des impôts approchera. Contribuer à l'établissement d'une bonne relation basée sur une communication ouverte.
Parallèlement, vous devez également surveiller les performances de vos pigistes en médias sociaux pour vérifier qu'ils atteignent leurs objectifs et qu'ils travaillent de manière productive. Par exemple, prévoyez des entretiens réguliers pour discuter de leurs progrès et leur donner un retour d'information. De même, lorsque vous les engagez pour la première fois, fixez des indicateurs clés de performance convenus d'un commun accord, tels que :
Vous pouvez également mesurer des paramètres plus spécifiques des médias sociaux, tels que l'engagement de la communauté et la portée, pour voir si le contenu qu'ils créent est efficace.
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La gestion des médias sociaux n'est pas la même pour les freelances que pour les salariés. Une équipe freelance de médias sociaux exige une plus grande liberté, et les membres de l'équipe sont généralement à distance. En outre, contrairement aux employés internes, ils ne font pas partie de la structure de l'entreprise.
Pour gérer efficacement une équipe de freelances spécialisés dans les médias sociaux, la communication et la collaboration sont essentielles. Il est également important de fixer des objectifs clairs, de définir le rôle de chaque freelance et de créer des flux de travail efficaces pour que le travail soit effectué. En analysant les performances de votre équipe, vous pouvez l'aider à être plus productive, ce qui est bénéfique à la fois pour elle et pour vous.
Marie Kelchlin est spécialisée dans la création de contenu numérique. Après avoir débuté comme freelance dans le domaine des médias sociaux, elle a rejoint Iconosquare il y a plus de trois ans en tant que Social Media Manager pour la gestion de leurs médias sociaux internationaux. Basée à Berlin, elle est aujourd'hui devenue Content Manager et est en charge de l'ensemble du contenu numérique proposé par l'une des solutions pionnières de gestion des médias sociaux.
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