Colaboración virtual más fácil: aprovechar Facebook Workplace para equipos remotos

Los límites del lugar de trabajo se han ampliado más allá de la oficina física. El trabajo a distancia es más popular que nunca y las empresas necesitan herramientas de colaboración virtual para dar a los empleados remotos la mejor oportunidad posible de éxito. Facebook Workplace se ha convertido en una gran opción para cubrir esta necesidad. 

‍

Podrías sospechar que no es más que una extensión del gigante de las redes sociales, y estarías muy equivocado. Facebook Workplace cuenta con excelentes herramientas para profesionales. Funciona como un centro digital que permite la comunicación en tiempo real y flujos de trabajo rápidos y ágiles. También es ideal para reunir equipos a pesar de las distancias geográficas. 

Facebook Workplace para la colaboración virtual

Creación de grupos dedicados

Hace tan sólo una década, el correo electrónico era el principal medio de comunicación interna. Los problemas son evidentes: las bandejas de entrada abarrotadas y los mensajes olvidados son inevitables. Facebook Workplace permite a los equipos crear grupos dedicados a proyectos o departamentos específicos. Los grupos son espacios centralizados donde los miembros pueden hacer preguntas y mantener debates, sin los problemas normales que conlleva el envío de correo electrónico.

‍

Por ejemplo, un equipo de marketing puede crear un grupo separado para el próximo lanzamiento de un producto. De este modo, todas las comunicaciones relacionadas con esa campaña quedan perfectamente organizadas. La compartimentación aporta claridad y proporciona a los miembros del equipo un lugar al que acudir para sus preguntas y necesidades específicas, lo que en este caso conduce a un marketing más eficaz. 

Vídeo en directo para reuniones y presentaciones

‍

Uno de los inconvenientes del trabajo a distancia es la falta de socialización. Los seres humanos se han comunicado cara a cara durante cientos de miles de años, y ese tipo de comunicación sigue siendo importante. La función de vídeo en directo de Facebook Workplace es una herramienta de conferencia, sin duda. Pero se ha convertido en un lugar donde pueden tener lugar sesiones espontáneas de brainstorming y presentaciones. 

‍

Lo que la hace única y la diferencia de otras aplicaciones es lo fácil que es crear y unirse a una sesión de vídeo. También es sencillo tomar sesiones en directo y retransmitirlas para tener un mayor alcance y conseguir una mayor participación de los empleados. 

Fuente: Lugar de trabajo de Meta

Funciones de colaboración: herramientas para compartir archivos y gestionar proyectos

‍

Para colaborar eficazmente, debes poder compartir tus recursos fácilmente y hacer un seguimiento de los progresos realizados. Facebook Workplace también brilla en este aspecto. Los trabajadores pueden compartir y editar fácilmente documentos como PDF, diseñar prototipos y hojas de cálculo, y mucho más en hilos o grupos.  

‍

Sus herramientas de gestión de proyectos también son increíblemente útiles para mantener a todo el mundo en la misma página. Puedes asignar tareas y fijar plazos, supervisar el progreso y enviar recordatorios. Normalmente, estas funciones tendrían que estar repartidas entre varias aplicaciones, pero Facebook Workplace te las ofrece en un solo lugar. 

Buenas prácticas para aprovechar Facebook Workplace

Establecer directrices claras

Probablemente ya tengas claro que Facebook Workplace tiene una gran cantidad de funciones útiles. Dicho esto, para que funcionen para tu equipo, hay que establecer unas directrices claras. Es probable que tengas que definir el propósito de cada grupo, o proporcionar directrices para los protocolos de publicación, o establecer un código de conducta en algún momento.  

‍

Un buen ejemplo podría ser establecer una norma proactiva por la que todos los órdenes del día deban publicarse con un día de antelación. Los miembros de tu equipo tendrán tiempo suficiente para prepararse y la productividad de las reuniones aumentará. 

Fomentar la participación activa

Sin una participación activa, incluso una herramienta tan buena como Facebook Workplace resulta inútil. Líderes y directivos deben dar prioridad a fomentar el compromiso con la herramienta en la medida de lo posible. Un par de buenas ideas para lograrlo podrían ser organizar debates semanales o dedicar tiempo a celebrar los logros del equipo. 

‍

Lo mejor de Facebook Workplace es que ofrece un entorno familiar a los usuarios. Es muy similar a la interfaz habitual de Facebook. Una forma de aprovechar esta familiaridad es crear encuestas y concursos o incluso sesiones de chat. Los usuarios se sentirán como si estuvieran en el lado de las redes sociales de Facebook, y así podrás mantener un alto nivel de participación. 

Fomentar el sentido de comunidad

Probablemente, el reto más obvio al que se enfrentan los trabajadores remotos es la sensación de aislamiento. Tu lugar de trabajo en línea puede funcionar a un ritmo vertiginoso, pero eso no cambia la falta de cercanía física que proporciona una oficina. Esto puede provocar una sensación de distanciamiento y arruinar la moral de tu equipo, además de facilitar el agotamiento. Por suerte, Facebook Workplace incluye funciones sociales que ayudan a contrarrestar esta situación. 

‍

Aprovechando el entorno familiar de Facebook, Workplace permite crear grupos basados en intereses que parecen informales. Algunas empresas han creado grupos como "Amantes de los libros" o "Cocineros de fin de semana". Estos grupos no están directamente relacionados con el trabajo, pero desempeñan un papel importante: fomentar el sentido de comunidad. Cuando tus empleados tienen un lugar donde compartir y conectar por intereses comunes, se sienten más unidos a sus compañeros de trabajo. 

‍

Workplace Live es otra función que puede permitir la interacción más allá de los temas habituales de trabajo. Muchas empresas la utilizan para organizar actividades de creación de equipos o sesiones informales de puesta al día. 

‍

Fuente: Lugar de trabajo de Meta

‍

Casos prácticos y casos de éxito

La utilidad de una herramienta puede medirse mejor por su impacto en el mundo real. Hay muchas organizaciones que utilizan Facebook Workplace como plataforma para la colaboración en línea, y sus historias de éxito pueden aportar información muy valiosa sobre su uso. 

‍

Pensemos en Nestlé, una empresa multinacional con equipos dispersos en distintas zonas horarias. Han sacado el máximo partido de Facebook Workplace y han conseguido reducir considerablemente el desorden de correos electrónicos utilizando grupos específicos para sus proyectos. Sus directivos han conseguido aumentar considerablemente el grado de compromiso de los empleados a través de encuestas y debates informales. También han cosechado los beneficios de una comunicación más clara y un puente entre zonas horarias. 

‍

Otro ejemplo es la organización Save The Children. Recientemente han pasado a trabajar a distancia debido a problemas mundiales que iban incluso más allá de Covid. Su necesidad era doble: una comunicación eficaz y un fuerte sentido de comunidad. Facebook Workplace les permitió crear y difundir campañas de gran impacto mientras colaboraban en estrategias importantes. También pudieron organizar más fácilmente recaudaciones de fondos virtuales gracias a la función de vídeo en directo.  

‍

Éstas son sólo algunas de las aplicaciones reales que demuestran lo potente que se ha convertido Facebook Workplace para satisfacer las necesidades de distintas organizaciones.  

Conclusiones: Racionalizar la comunicación y aumentar la productividad

La transformación digital del lugar de trabajo no consiste solo en adoptar herramientas, sino en integrarlas de forma que aumenten la productividad y creen un lugar de trabajo mejor. Facebook Workplace destaca realmente aquí como una opción.

‍

Su punto fuerte es la adaptabilidad. Puedes ser un pequeño equipo trabajando en una idea para una startup. O tal vez pertenezcas a una gran empresa con presencia mundial. Facebook Workplace puede ofrecerte soluciones en cualquier caso. Centraliza tu comunicación y fomenta la participación. Ayuda a fomentar la comunidad y la colaboración a distancia. 

‍

Y está en constante evolución. Facebook sigue aprovechando los comentarios y los avances tecnológicos para perfeccionar sus funciones. El trabajo a distancia no va a desaparecer; al contrario, todo indica que seguirá dominando el mundo laboral durante algún tiempo. Herramientas como Facebook Workplace serán sin duda insustituibles para configurar la dinámica de colaboración en el futuro.

‍